Az EKR-hez fűződő eljárási szabályok törvényi szintű rendezése, a kapcsolódó módosítások
A Kbt. módosítása bár átfogónak tekinthető, a módosuló rendelkezések jelentős része nem lesz ismeretlen a jogalkalmazók számára, ugyanis az egyértelmű szabályozási környezet megteremtése, valamint a Kbt., mint a leglényegesebb garanciális és eljárási rendelkezéseket tartalmazó keretjogszabály elsőbbségének megerősítése érdekében a korábban a 424/2017. Korm. rendeletben szereplő, az elektronikus közbeszerzéssel összefüggő legfontosabb eljárási szabályok kerültek beépítésre a törvénybe.
A módosítások jelentős része az EKR használatára tekintettel a Kbt. terminológiáját pontosítja, értelmezését az elektronikus úthoz igazítja, mivel az EKR alkalmazásában bizonyos rendelkezések, illetve kifejezések jelentőségüket vagy értelmüket vesztették. Ilyen rendelkezések például az eljárást megindító felhívások tartalmi elemei között a közbeszerzési dokumentumok elektronikus elérhetősége, az ajánlat vagy részvételi jelentkezés benyújtásának helye, valamint a benyújtás módja. Pontosítást igényeltek az eljárás szereplői közötti kommunikációra vonatkozó rendelkezések is, mivel a korábbi iratmegküldési szabályok helyett a közbeszerzési dokumentumok elérhetősége is az EKR-en belül értelmezhető.
Az adminisztratív, technikai jellegű módosítások mellett az eljárási szabályok tekintetében törvényi szintre emelkednek az elektronikus úthoz kapcsolódó jelentősebb módosítások is. Vegyük sorra, melyek is ezek a törvényi szintre emelt, elektronikus közbeszerzéssel összefüggő eljárási szabályok.
1. Az EKR szerepének, definíciójának jelentősége az eljárási rendelkezések körében, az első visszajelzések a rendszer működésével kapcsolatban
Az EKR definíciója látszólag egy technikai rendelkezés1, azonban a meghatározás egyes kifejezéseinek jelentéstartalmában sok olyan lényeges elem megtalálható, amelyekből a későbbi eljárási szabályok alapjai eredeztethetők.
Az EKR egységessége egyfelől azt jelenti, hogy rendeltetése szerint a közbeszerzési eljárások teljes folyamatát egy felületen keresztül érhetik el és kezelhetik a jogalkalmazók, másfelől azt is, hogy más (vagy más szervezetek által működtetett) rendszerek, amelyek a közbeszerzési eljárásokban az elektronikus kommunikációban töltenek be szerepet, csak az EKR-t támogató szerepet tölthetnek be (ilyen például a Közbeszerzési Hatóság által működtetett elektronikus hirdetménykezelő rendszer, vagy a szerződéses adatok nyilvántartására szolgáló ún. CoRe rendszer). Csak meghatározott, kivételes esetekben vehető igénybe más rendszer egyes eljárási cselekmények megvalósítása érdekében, azonban az EKR központi nyilvántartási szerepe ebben az esetben is megköveteli a legfontosabb eljárási adatok ajánlatkérők általi rögzítését.
Az EKR az eljárások, eljárási cselekmények elektronikus lebonyolítását támogató funkcióján kívül központi közbeszerzési nyilvántartási szerepet is betölt. Az elektronikus kommunikáció kizárólagossá tételének és központi, egységes rendszerbe történő összefoglalásának jelentősége abban áll, hogy az eljárások egységesen, egy helyen elérhetők, amely a közbeszerzések átláthatóságának hatékony megvalósítási módja.
1 A Kbt. 2019. április 1-jétől hatályos, 3. § 5a. pontja. „5a. elektronikus közbeszerzési rendszer: a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett központi közbeszerzési nyilvántartás és a közbeszerzési eljárások elektronikus lebonyolítását támogató informatikai rendszer;”.
Az Európai Unió több tagállamában nem egységes központi elektronikus közbeszerzési rendszer működik, hanem független, piaci alapon működő szolgáltatók által fejlesztett és működtetett, mindazonáltal irányelv konform megoldásai. Ez azonban megnehezíti többek között a közbeszerzési joggyakorlat trendjeinek statisztikák útján történő felmérését, azonosítását, így nem meglepő, hogy az Európai Bizottság e-közbeszerzési szakértői munkacsoportjának egyik naprakész témája az e-közbeszerzési rendszerek közötti együttműködés, átjárhatóság, az ún. interoperabilitás2.
A központi, egységes rendszer bevezetésének további előnye, hogy az hozzájárulhat az ellenőrző szervezetek munkájának támogatásához, az eljárások nyomon követhetősége és integritása erősödik, mivel az EKR-ben az eljárási cselekmények naplózásra kerülnek, azok megtörténte, illetve a dokumentumok tartalma nem letagadható és nem is változtatható meg.
Az egységes felületen történő elektronikus kommunikáció révén továbbá egyszerűbbé, könnyebben érthetővé tehető minden gazdasági szereplő, de leginkább a kkv-k számára a közbeszerzésekben történő ajánlattétel, amely hozzájárulhat a közbeszerzési verseny növeléséhez is.
Az EKR kapcsán eddig érkezett visszajelzések alapján elmondható, hogy habár még szükséges lehet fejlődnie a rendszernek a funkciók és a felület felhasználóbarátabbá tételében, azonban a rendszer működése a papír alapú eljárásokhoz kapcsolódó adminisztratív terhekhez képest kétségtelenül nagy előrelépés, a rendszer kiismerése esetén pedig érdemi segítséget nyújt a jogalkalmazók mindennapjaiban.
2 Ld.Az Európai Bizottság e-közbeszerzési szakértői csoportjának alcsoportjait: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3142&NewSearch=1&NewSearch=1
2. Az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok meghatározása az ajánlatkérők esetében
Az EKR alkalmazhatóságának alapfeltételét képezi az ajánlatkérő szervezetek regisztrációja. Ugyancsak elengedhetetlen annak meghatározása, ki járhat el az ajánlatkérő nevében az EKR használata során, azaz kik jogosultak az EKR-ben az egyes jogosultsági szerepkörök gyakorlására (pl. szervezet szintű szerepkör, eljárás szintű szerepkör). A rendszer felhasználói a szerepkörnek megfelelő felületekhez, funkciókhoz férnek hozzá. Erre figyelemmel rögzíti a módosítás, miszerint a közbeszerzési szabályzatban vagy a 27. § (2) bekezdés alkalmazása során meg kell határozni az ajánlatkérő nevében eljárók körét, valamint az ajánlatkérő nevében az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok gyakorlásának rendjét.
3. Az ajánlatkérői nyilvántartásra vonatkozó szabályok
A Kbt. 26. § (1) bekezdése értelmében az ajánlatkérő köteles a Kbt. hatálya alá tartozásáról, valamint az adataiban bekövetkezett változásról a Közbeszerzési Hatóságot értesíteni a törvény szerinti határidőn belül. A főszabály alól eddig csak a támogatott ajánlatkérők minősültek kivételnek, a módosítás azonban a közbeszerzési törvényt önként alkalmazó ajánlatkérőket is felmenti a szűk határidőhöz kötött bejelentési kötelezettségek alól. A módosítás a 424/2017. Korm. rendelet 7. § (1)-(2) rendelkezéseit is törvényi szintre emeli a bejelentkezési és adatváltozás-bejelentési kötelezettség teljesítési módját illetően. Egyszerűsítést jelent az ajánlatkérők számára, hogy a Kbt. 26. § (1) bekezdése szerinti bejelentkezési és adatváltozás-bejelentési kötelezettség automatikus teljesülését jelenti az EKR-ben történő regisztráció vagy adatmódosítás, így a korábbiaktól eltérően a Közbeszerzési Hatóság által üzemeltetett és 2012. június 18-tól elérhető Központi Bejelentkezési Rendszer (KBEJ) használatára nem lesz szükség.
4. Kivételek az EKR egységességének előírása alól, más rendszerek útján történő elektronikus kommunikáció
Miként az korábban említésre került, meghatározott szűk körben indokolt volt az EKR egységességére vonatkozó előírás alóli kivételek biztosítása. Ezt a központi beszerző szervekre vonatkozó kivételt a 424/2017. Korm. rendelet is tartalmazta, amely a törvénymódosítás révén ugyancsak törvényi szintre kerül. Az EKR alkalmazása a központi beszerző szerv által működtetett dinamikus beszerzési rendszerben az egyedi beszerzések megvalósításakor, vagy a központi beszerző szerv által kötött keretmegállapodás alapján történő beszerzés megvalósításakor nem kötelező. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az EKR nem képes ezeket a folyamatokat is támogatni, ha ajánlatkérő mégis az EKR használata mellett döntene. A kivétel indoka, hogy a központi beszerző szervek által kezelt keretmegállapodások (vagy várhatóan a jövőben dinamikus beszerzési rendszerek) esetében olyan sajátos igények jelentkeznek a keretmegállapodások, az azokhoz kapcsolódó termékkatalógusok elektronikus kezelése tekintetében, amelyek indokolják, hogy a keretmegállapodások alapján történő beszerzésekre kifejlesztett speciális rendszerek továbbra is alkalmazhatóak legyenek, amennyiben azok megfelelnek az e rendszerekre külön végrehajtási rendeletben előírt követelményeknek. Az EKR egységességének korábbi előnyeivel szemben a speciális termékkörök tekintetében központosított közbeszerzést biztosító központi beszerző szerveknek saját, rugalmasan kezelhető és továbbfejleszthető megoldásra is szüksége lehet, amelyet egy központi rendszer fejlesztése nem feltétlenül tud az adott szerv igényeihez igazodó gyorsasággal kezelni, illetve a saját rendszer a központi rendszerhez képest több, az ajánlatkérők beszerzéseinek egyszerűsítését szolgáló funkciót is biztosíthat. A központi beszerző szervek már 2017. február 1-től kötelesek az elektronikus kommunikáció alkalmazására, az EKR bevezetésével azonban a keretmegállapodás megkötéséig a közbeszerzési eljárás megvalósítására a központi beszerző szervek is az EKR-ben kötelesek. Amennyiben az ajánlatkérők - választásuk szerint - az EKR helyett saját rendszereiket (illetve a keretmegállapodásban részes ajánlatkérők a központi beszerző szerv rendszerét) használják, a közbeszerzési adatok központi rendszerben történő rendelkezésre állása érdekében kötelesek az EKR-ben is megadni az eljáráshoz kapcsolódó adatokat.
5. Kivételek egyes közbeszerzési dokumentumok elektronikus hozzáférhetővé tétele körében
A Kbt. hatályos 39. §-ában foglalt felsorolást, amely a közbeszerzési dokumentumok elektronikus elérhetőségétől való eltérést biztosító okokat tartalmazta, a törvénymódosítás felváltja az EKR használatától eltérésre lehetőséget adó körülmények felsorolását tartalmazó rendelkezésre hivatkozással. A törvénymódosítástól egyetlen eltérő eleme a hatályos törvényszövegben foglalt felsorolásnak a 39. § (2) bekezdés d) pontja, amely az üzleti titkot, a minősített adatot tartalmazó dokumentumra, valamint a biztonsági és nemzetbiztonsági okból bizalmas jellegű dokumentumra hivatkozik. Tekintettel azonban arra, hogy mindezen dokumentumok közös jellemzője azok bizalmassága, így e körben a törvény szövege erre hivatkozik. Ez természetesen a törvény alapelveivel összhangban nem jelenti azt, hogy az ajánlatkérő által önkényesen bizalmasnak minősíthetőek lennének a dokumentumok, hanem a hatályos szöveg felsorolásával legalább azonos jelentőségű jogi érdekkel védett, és ekként alátámasztott dokumentumok tekintetében választható az elektronikus, korlátlan, teljes körű hozzáférhetővé tételtől eltérő rendelkezésre bocsátási mód a szóban forgó dokumentumok elérésére. Amennyiben ez nem érvényesül, úgy az a versenyt, egyenlő bánásmódot és átláthatóságot korlátozó, jogellenes ajánlatkérői intézkedésnek tekinthető.
6. Kivételek az EKR alkalmazása alól
Jelentőségükre tekintettel a 424/2017. Korm. rendeletből a Kbt.-be kerülnek az EKR-rel szemben támasztott általános követelményekre vonatkozó szabályok: így az EKR-ben továbbított dokumentumokkal, az EKR-ben elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal szemben támasztott követelmények, továbbá a képviseletre vonatkozó speciális rendelkezések.
A törvénymódosítás értelmében a közbeszerzési eljárásokban kötelező a teljes körű elektronikus kommunikáció azzal, hogy a törvény tételesen rendelkezik azokról az esetekről is, amikor az elektronikus úton történő kapcsolattartástól el lehet térni.
A teljes körű elektronikus kommunikáció azt jelenti, hogy az eljárás minden szakaszában elektronikus úton kell folytatni a kommunikációt, különösen a részvételi jelentkezések és az ajánlatok benyújtását. Ugyanakkor az elektronikus kommunikációs eszközöknek a 2014/24/EU irányelv által előírt használata nem jelent olyan kötelezettséget, hogy a közbeszerzési eljárásnak a szerződés odaítélését követő bármely részében – előzetes vitarendezési eljárás, iratbetekintési kérelem és az azzal összefüggő írásbeli kommunikáció, és a Kbt. 45. § (2) bekezdése szerinti tájékoztatás kivételével – vagy az ajánlatkérő szerv szervezetén belüli belső kommunikáció, vagy az értékelés céljából elektronikus kommunikációs eszközöket kellene alkalmazni.
A törvénymódosítás továbbá rendelkezik olyan esetekről is, amikor az elektronikus kommunikáció ugyan kötelező, de az az EKR-től eltérő informatikai rendszerben is történhet, amennyiben az megfelel a jogszabályban foglalt követelményeknek. Ezt a lehetőséget szűk körben, olyan eljárás (tervpályázat) és olyan beszerzési megoldások alkalmazása esetén választhatják az ajánlatkérők, amelyek az EKR által biztosítottakhoz képest speciális igényekkel rendelkeznek. Fontos hangsúlyozni, hogy az eltérés csak lehetőség, de ajánlatkérő a hivatkozott bekezdésekben felsorolt esetekben is dönthet az EKR használata mellett.
A kötelező elektronikus kommunikáció alóli kivételek további esetköre olyan eljárási cselekményeket foglal magában, amelyeknél azok természeténél fogva nem használható, nem értelmezhető az elektronikus kapcsolattartás. E körbe tartozik a Kbt. 98. § (4) bekezdés c)-d) pontja szerinti árubeszerzések – amelyek külön jogszabályban szabályozott rendben kerülnek lefolytatásra –, vagy az innovációs partnerség szerződéses szakasza, amely esetében a szerződéses szakasz részletes szabályozásának hiánya megteremti a lehetőséget a szerződő felek számára az eljárás célját képező innovatív megoldás hatékony kidolgozásához szükséges feltételek kialakítására.
Itt érdemes újra kiemelni, hogy annak érdekében, hogy az EKR központi nyilvántartási célja, az átláthatóság támogatását biztosító szerepe érvényesülhessen, a fentebb ismertetett kivételek esetében is kötelesek az ajánlatkérők az eredményről szóló tájékoztató EKR-ben történő közzétételére, az eljárással összefüggő, legfontosabb statisztikai adatok, valamint az eljárás teljes iratanyagának rögzítésére. Ezek közül is kiemelendő a Kbt. 98. § (2) bekezdés e) pontja alapján induló hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetköre. Amennyiben a rendkívüli sürgősséget előidéző helyzet miatt az ajánlatkérő arra kényszerül, hogy a tárgyalások megkezdésével indítsa meg az eljárást, úgy a rendkívüli helyzetre tekintettel jogszerű utólag rögzítenie az EKR-ben az eljárás előkészítése, valamint az eljárás során, különösen a tárgyalásokról készített dokumentumokat.
7. A nyilvánosság biztosítása az EKR-ben
Az EKR elindulásával változtak az ajánlatkérők adat-közzétételi kötelezettségei. Míg korábban az ajánlatkérők a közzétételi kötelezettségük nagy részét a Közbeszerzési Hatóság által üzemeltetett Közbeszerzési Adatbázison (a továbbiakban: KBA) keresztül teljesítették, addig az EKR indulásával a KBA szerepét részben átvette az EKR, a szerződéses adatok nyilvántartása pedig egy továbbfejlesztett, bővebb és strukturáltabb adatkezelést lehetővé tevő rendszerben, a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban (’Contract Registry’ kifejezés angol rövidítése alapján CoRe, a továbbiakban: CoRe) működik.
A fentiek nyomán a Kbt. nyilvánosság biztosítására vonatkozó rendelkezései kettős célból módosulnak: egyrészről a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstár és az EKR jövőbeni összekapcsolására tekintettel rendelkezik a módosítás a szerződések nyilvántartásáról, másrészről a 424/2017. Korm. rendeletből törvényi szintre emeli a közbeszerzési eljárások meghatározott dokumentumainak EKR útján történő közzétételi kötelezettségét.
Amíg a CoRe és az EKR összekapcsolásra kerül, elengedhetetlen a két rendszer párhuzamos működése. Az EKR egy egységes, központi elektronikus közbeszerzési rendszer, aminek egyik fő célja a magyarországi közbeszerzések nyomon követhetősége, emellett a benne tárolt adatok képezik a hazai közbeszerzési statisztikák alapját is. A CoRe a Közbeszerzési Hatóság szerződések teljesítésének ellenőrzéséhez kapcsolódó hatáskörének gyakorlását hivatott támogatni, így elengedhetetlen, hogy a szerződéses adatokat mindkét rendszer hiánytalanul tartalmazza. Az ajánlatkérők adminisztratív terheit csökkenti ugyanakkor, hogy a módosítás nyomán megszűnik a Kbt. 43. § (1) bekezdés g) pontja szerinti éves statisztikai összegzés, mivel azt az EKR-ből kinyerhető statisztikai adatok a továbbiakban szükségtelenné teszik. Az adat-közzétételi határidőket a módosítás nem érinti, az időpontok tekintetében a Kbt. szabályai változatlanok. A 2018. április 15-ét megelőzően, az EKR-en kívül indult közbeszerzési eljárások nyilvános adatai a Közbeszerzési Adatbázisban továbbra is elérhetőek maradnak.
Az EKR indulásához kapcsolódó további újdonság volt, hogy a 424/2017. Korm. rendelet 7. § (5) bekezdése a Kbt.-nél részletesebb tartalommal rendelkezik a közbeszerzési terv tartalmáról. A módosítás felhatalmazást ad a közbeszerzési terv minimális adattartalmának rendeleti úton való meghatározására, ami a Kbt. 28. § (1) bekezdésében megfogalmazott követelmény érvényesülésének és konkretizálásának tekinthető, miszerint az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési eljárását – a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel – megfelelő alapossággal előkészíteni. A részletes szabályok megjelenésének célja, hogy az ajánlatkérők – összhangban az európai uniós elvárásokkal is – nagyobb figyelmet fordítsanak a beszerzési igényeik megfogalmazására, valamint a közbeszerzési eljárások alapos és körültekintő előzetes tervezésére, ami - a jogalkotói várakozások szerint - jelentősen csökkentheti az eljárások időbeli elhúzódásának a kockázatát, továbbá a hatékony és felelős gazdálkodás elvét is visszatükrözi. A részletes szabályok megjelenése természetesen nem írja felül a Kbt. 42. §-ában foglaltakat, ami azt jelenti, hogy az ajánlatkérők a közbeszerzési tervben szereplő eljárás lefolytatására ezután sem kötelesek, az előzetesen rögzítettektől való eltérésre – a közbeszerzési terv megfelelő módosítása mellett – továbbra is lehetőség van.
A módosítás beépíti a Kbt.-be azt az egyszerűsítő rendelkezést is, hogy az ajánlatkérő a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások, valamint a Kbt. 115. § szerinti eljárások tekintetében a Közbeszerzési Adatbázis és saját honlapja helyett az EKR-ben köteles közzétenni a Közbeszerzési Hatóságnak megküldött, Kbt. szerinti dokumentumokat.
8. Az eljárások dokumentálása
Az eljárások dokumentálására, illetve a Közbeszerzési Hatóság, vagy jogszabályban feljogosított más szerv (például Gazdasági Versenyhivatal) dokumentumokhoz történő hozzáférésére vonatkozó szabályok pontosításra és kiegészítésre kerültek az EKR használatára tekintettel. Az adminisztratív terhek csökkentését célozza az a módosítás, miszerint a korábbiaktól eltérően már nem az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzési Hatóság vagy jogszabályban feljogosított más szerv kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni, hanem a Közbeszerzési Hatóság, a Gazdasági Versenyhivatal és a jogszabályban az adott eljárás ellenőrzésére feljogosított szervek a közbeszerzési eljárás iratait az EKR-ben megtekinthetik, az ajánlatkérő köteles azonban ezen szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokhoz hozzáférést biztosítani. Az ajánlatkérő csak akkor köteles a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat az ellenőrzésre jogosultnak megküldeni, ha az iratok az EKR-ben nem hozzáférhetőek.
Az EKR működéséhez kötődő garanciális, az eljárások átláthatóságát fokozó szabály, hogy az EKR-ben minden esemény pontosan naplózott, nem módosítható és nem törölhető. Az EKR-ben szereplő adatok és a napló tartalmát a Kbt. 46. § (2) bekezdése szerint, vagy amennyiben jogszabály hosszabb időtartamot ír elő, akkor az előírt hosszabb időtartam szerint meg kell őrizni.
Az EKR funkciója az eljárások folyamatmenedzsmentje mellett a közbeszerzési eljárások átláthatóságának és nyilvánosságának fokozása érdekében statisztikai adatok nyilvántartására is kiterjed, ezért a módosítás törvényi szintű felhatalmazást is keletkeztet arra, hogy statisztikai célokból kormányrendeletben kerüljön meghatározásra a törvényben előírtakon kívül bizonyos, az EKR-ben, az erre szolgáló űrlap segítségével rögzítendő közbeszerzésekre vonatkozó adatok köre. A feltöltendő adatok körét a 424/2017. Korm. rendelet tartalmazza.
9. Kommunikáció a közbeszerzési eljárás során
Az elektronikus kapcsolattartásra tekintettel megfordul a szabályozási logika a különféle nyilatkozatok megtételére vonatkozó rendelkezések tekintetében is.
Az elektronikus kommunikáció és ezzel együtt az EKR adminisztratív terheket csökkentő hatása körében kiemelendő, hogy jelentősen egyszerűsödött az ajánlat összeállítása azzal, hogy a rendszer a különféle nyilatkozatok megtételére elektronikus űrlapok segítéségével ad lehetőséget. Abban az esetben, ha a jogszabályok szerint egy nyilatkozatot alkalmazni kell az eljárásban, az űrlapok használata fő szabály szerint kötelező. Tekintettel arra, hogy az EKR számos adatot az űrlapok kitöltése révén tud feldolgozni – ezzel is biztosítva a rendszer statisztikai rendeltetését és ennek útján a közbeszerzések átláthatóságát – így az nem tudna megfelelően működni, amennyiben az ajánlattevők az elektronikus űrlap alkalmazása helyett a papír alapon aláírt nyilatkozat szkennelt másolatát csatolnák. Természetesen a másik oldalról ez azt jelenti, hogy ahol a rendszer nem biztosít elektronikus űrlapot valamely nyilatkozat megtételéhez, a dokumentum szkennelt másolatának csatolása is elegendő.
Az elektronikus űrlap kitöltése éppen ezért akkor is kötelező, ha az ajánlatkérő a magyartól eltérő nyelvű ajánlattételt is lehetővé tette. Ebben az esetben a magyar nyelven kitöltött elektronikus űrlapot a csatolt nyilatkozat fordításának kell tekinteni.
Ugyancsak az egyszerűsített ajánlattételt szolgálja, de különösen a kis- és középvállalkozások közbeszerzésekhez való könnyebb hozzáférését segíti elő, hogy a törvény az EKR alkalmazása körében nem írja elő elektronikus aláírás kötelező használatát és azt – a jellemzően a bankok vagy biztosítók garanciavállaló nyilatkozatára, valamint a kezességvállalásról szóló nyilatkozatra vonatkozó kivétellel – az ajánlatkérő sem követelheti meg.
Az ajánlati biztosíték körében a Kbt. által is nevesített, közvetlenül valamely követelés érvényesítésének alapjául szolgáló nyilatkozatok esetében, garanciális jelentőséggel bír, hogy az ajánlatkérő egyértelműen meg tudjon győződni arról, hogy a biztosítékot szükség esetén le tudja hívni, érvényesíteni tudja. Ezen követelményeknek az EKR-ben bonyolított eljárások esetén is meg kell felelni. Ez az igényérvényesítés alapjául szolgáló dokumentum esetén a magyar jogszabályi környezetben a polgári perrendtartásról szóló törvény szerinti teljes bizonyító erejű elektronikus dokumentumként történő csatolását jelenti. E törvény alapján teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül az elektronikus dokumentum, ha az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és - amennyiben jogszabály úgy rendelkezik - azon időbélyegzőt helyez el.
A 424/2017. Korm. rendelet egyik legfontosabb szabályának átvételét jelenti, hogy a törvénymódosítás a képviseleti jogosultságra vonatkozóan vélelmet állít fel, mely alapján az EKR-ben elektronikus úton tett nyilatkozat körében az ajánlatkérő vagy – az ajánlatot vagy részvételi jelentkezést a rendszerben benyújtó gazdasági szereplő esetében – a gazdasági szereplő képviselőjének kell tekinteni azt a személyt, aki az EKR-ben az ajánlatkérő szervezet vagy gazdasági szereplő részéről a nyilatkozattételhez szükséges hozzáféréssel és jogosultsággal rendelkezik. Az EKR-t használó szervezetnek kell azt biztosítania, hogy aki az adott cselekmény megtételére a rendszerben jogosultsággal rendelkezik, egyúttal rendelkezzen az ehhez szükséges felhatalmazással, és annak megfelelő keretek között járjon el. Az ehhez fűződő kockázatot az érintett jogalkalmazónak kell viselnie.
A közös ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők, valamint az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetek által tett nyilatkozatokat az EKR-ben az adott szervezetek képviseletében az ajánlatot vagy részvételi jelentkezést benyújtó gazdasági szereplő teszi meg.
Az EKR-ben olyan nyilatkozatokra is rendelkezésre áll elektronikus űrlap, amelyeket adott esetben a közös ajánlattevők vagy részvételre jelentkezőknek, valamint az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetnek is meg kell tennie. Közös ajánlattétel esetén az ajánlatban vagy több szakaszból álló eljárásban a részvételi jelentkezésben csatolni kell a Kbt. 35. § (2) bekezdése szerinti meghatalmazást tartalmazó okiratot. A meghatalmazásnak ki kell terjednie arra, hogy a közös ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők képviseletére jogosult gazdasági szereplő adott eljárás tekintetében az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az egyes közös ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők képviseletében eljárhat.
Az elektronikus út használatából következően kiegészítésre került a képviseletre vonatkozó rendelkezés az alkalmasság igazolásához igénybe vett szervezetek tekintetében annak előírásával, hogy az ajánlatnak vagy részvételi jelentkezésnek a tőlük származó meghatalmazást is tartalmaznia kell. Az alkalmasság igazolásában részt vevő, az ajánlattevőn vagy részvételre jelentkezőn kívüli más szervezet részéről a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerint csatolandó, kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak kell az erre vonatkozó meghatalmazást tartalmazni, a pénzügyi alkalmasságot igazoló szervezetnek pedig a vonatkozó meghatalmazást külön kell csatolni.
Az elektronikus kommunikációt lehetővé tevő rendszerekkel, így az EKR-rel szemben támasztott – uniós irányelveken alapuló – alapvető követelmény, hogy az ajánlatkérő szerveknek olyan elektronikus kommunikációs eszközöket kell használniuk, amelyek nem eredményeznek megkülönböztetést, általánosan hozzáférhetőek és kompatibilisek az általánosan használt termékekkel, valamint nem korlátozzák a gazdasági szereplőknek a közbeszerzési eljárásban való részvételi lehetőségét.
Az ajánlatkérőnek a rendszerbe csatolt elektronikus dokumentumok jellemzőire vonatkozó előírásokat, így különösen a fájlformátumra vonatkozó követelményeket értelemszerűen annak megfelelően kell meghatároznia, hogy azokat meg tudja jeleníteni. Ennek során azonban maradéktalanul figyelembe kell vennie a fentebb felsorolt elektronikus kommunikációs eszközökre irányadó szempontokat és a közbeszerzéseket átható alapelveket, az esélyegyenlőség és a verseny biztosítása érdekében.
10. Kivételek a teljes körű elektronikus kommunikáció alól
Korábban már szóltunk az EKR alkalmazása alóli kivételekről, amelyek esetében ugyanakkor szükséges az elektronikus kommunikáció lehetővé tétele valamilyen más elektronikus rendszer igénybe vételével. Természetesen az elektronikus kommunikáció alkalmazási kötelezettségére vonatkozó főszabály alól is vannak kivételek, hiszen több olyan eset is felmerülhet, amelyben nem lehetséges, vagy életszerű az elektronikus kapcsolattartás. Ezek az esetek, amikor nem kötelező az elektronikus úton történő kommunikáció és az EKR alkalmazása, azonban szűk körben – a 2014/24/EU irányelvben foglaltakkal összhangban – tételesen kerültek meghatározásra a törvényben. Az EKR használatától való eltérést minden esetben indokolni kell. Fontos hangsúlyozni, hogy az eltérési lehetőség csak az adott eljárási cselekményre, vagy adott dokumentumra vonatkozik, és csak nagyon kivételesen eredményezheti azt, hogy a teljes eljárás az EKR-en kívül kerüljön lefolytatásra.
Ilyen lehet az az eset, amikor az ajánlatkérő olyan fizikai vagy méretarányos modellek benyújtását írja elő, amelyek – a dolgok természeténél fogva – elektronikus úton nem továbbíthatók. A törvénymódosítás szándékosan alkalmaz eltérő terminológiát a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015. (X. 30.) Korm. rendeletben szereplő mintapéldány fogalmától. Ugyanis nem csak az alkalmasság igazolása körében benyújtandó mintapéldány csatolása fordulhat elő, hanem például elképzelhető a szakmai ajánlat körében is modell benyújtására vonatkozó előírás.
A kivételek között is kivételnek tekinthető, hogy a törvénymódosítás két, egyébként kézenfekvő esetben teljes eltérést enged az elektronikus úton történő kommunikációtól:
- ha az EKR üzemeltetője által a honlapján közzétett tájékoztatás alapján az EKR részben (pl. egyes eljárástípusok vagy eljárási cselekmények vonatkozásában) vagy egészben tartósan nem működik, üzemzavar merül fel; vagy
- ha az EKR több napon keresztül fennálló üzemzavara miatt a Kbt. 98. § (2) bekezdés e) pontja szerinti hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás a rendkívüli helyzet által megkívánt idő alatt nem lenne megvalósítható.
A törvény a fentebb írtakkal összhangban ez utóbbi két esetre is előírja bizonyos adatok EKR-ben történő rögzítésének kötelezettségét. Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató EKR-ben rögzített űrlapon való kitöltésének fontos szerepe van, tekintettel arra, hogy a statisztikai célú adatok jelentős része az eljárás eredményéről szóló tájékoztatóból származik. Éppen ezért az eredményről szóló tájékoztató EKR-ben történő kitöltése elengedhetetlen akkor is, ha egyébként üzemzavar miatt a hirdetmény feladása nem lehetséges, és az űrlapot az ajánlatkérő csak utólag tölti ki. Annak érdekében tehát, hogy a hazai közbeszerzési eljárásokról a lehető legpontosabb képet kapjuk, és a statisztikák ne torzítsanak, az EKR alkalmazása alóli kivételek esetén is szükséges a megfelelő adatrögzítés. Mindezek ellenére sem kíván túlzó adminisztrációs terhet róni az ajánlatkérőkre az adatok utólagos rögzítési kötelezettségével a jogszabály, így azokat nem eljárási cselekményenként, hanem az eljárás végén, az eredménytájékoztató feladásakor, vagy azt követően lehetőség szerint mielőbb kell az EKR erre szolgáló felületére feltölteni.
11. Hirdetményfeladás az EKR üzemzavara ideje alatt lejárt ajánlattételi vagy részvételi határidő esetén
Miként arra már utaltunk, informatikai rendszerek használata során a nagy számok törvénye alapján szükséges felkészülni arra az eshetőségre is, hogy a rendszerben valamilyen oknál fogva üzemzavar keletkezik. Ennek időtartama alatt akár az ajánlattételi, vagy részvételi határidő is lejárhat, így szükséges rendelkezni arról is, hogy a módosító hirdetmény, illetve a módosításról szóló tájékoztatás az üzemzavar elhárulása után haladéktalanul feladható, illetve megküldhető.
A hirdetmény ajánlattételi, vagy a részvételi határidő lejárta után történő feladásának az üzemzavar elhárulása után haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon meg kell történnie. A rendelkezés nem kíván aránytalan többletterhet róni ajánlatkérőkre, a „haladéktalanul” kitétel mindig a konkrét eljárás és az üzemzavar tényleges elhárulása tükrében értelmezhető. Így például megfelel a jogalkotói szándéknak az aznapi hirdetményfeladás, ha az üzemzavar munkanapon hárul el, azonban olyan esetekben, amikor ez nem teljesíthető, úgy a következő munkanapon történő feladás, illetve megküldés is jogszerű.
12. Bírálathoz kapcsolódó változások
Az igazolások benyújtása kapcsán a Kbt. átveszi a 424/2017. Korm. rendeletben már szereplő megengedőbb szabályt, miszerint az alkalmassági követelményeknek megfelelés és a kizáró okok fenn nem állása igazolásának körében nem kérhető a gazdasági szereplőtől olyan igazolás benyújtása, amelyet ugyanazon ajánlatkérő részére a gazdasági szereplő korábbi közbeszerzési eljárásban az EKR-ben elektronikus úton már benyújtott. Az ajánlatkérő attól függetlenül vizsgálja meg, hogy a korábban benyújtott igazolás megfelel-e az adott közbeszerzési eljárásban benyújtandó igazolásra irányadó tartalmi követelményeknek, hogy a korábbi igazolás adott esetben megjelöli, hogy azt mely közbeszerzési eljárásban való felhasználás céljára állították ki. A megengedőbb rendelkezés, amit a közbeszerzési eljárások iratainak elektronikus rendelkezésre állása tesz lehetővé, a gazdasági szereplők adminisztrációs terheinek csökkentését célozza, így az ugyanazon ajánlatkérő számára a gazdasági szereplő által korábban már benyújtott igazolást nem kell ismételten csatolni. Ebben az esetben a gazdasági szereplő nyilatkozik arról, hogy mely korábbi eljárásban benyújtott igazolását kéri figyelembe venni a bírálat során, de természetesen annak mérlegelése az ajánlattevő feladata, hogy az adott igazolás az érintett új eljárásban is tartalmilag megfelelő legyen.
Fentiekre tekintettel az egyes közbeszerzési tárgyú kormányrendeletek elektronikus közbeszerzés bevezetésével összefüggő módosításáról szóló 481/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet 2018. január 1. napjával módosította a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendeletet azzal, hogy annak 1. §-a kiegészült egy új, (7) bekezdéssel. Az új szakasz kimondta, hogy a kizáró okokra és az alkalmassági követelményekre vonatkozóan a közbeszerzés megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak/felhasználhatóak mindaddig, ameddig az igazolásokban foglalt tény, illetőleg adat tartalma valós. Az ajánlatkérő – ellenkező bizonyításig – az adat valóságtartalmát az ajánlattevő erre vonatkozó külön nyilatkozata nélkül vélelmezni köteles. Ez a szabály természetesen a Kbt. 46. § (2) bekezdésében foglaltakra figyelemmel, valamint a vonatkozó jogszabályok alkalmassági követelmények és kizáró okok igazolására vonatkozó rendelkezéseinek a tükrében értelmezendő. Ha tehát például az ajánlatkérő egy árubeszerzés körében előírja a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (1) bekezdés a) pontja szerinti alkalmasság igazolását, akkor az ajánlattevő csak olyan, korábbi eljárásban már benyújtott referenciaigazolás figyelembe vételét kérheti, amely az újonnan indult eljárást megindító felhívás feladásától – nem hirdetménnyel induló eljárásokban megküldésétől – visszafelé számított három év (vagy ajánlatkérői előírástól függően, ha a megfelelő szintű verseny biztosítása érdekében szükséges hat év) legjelentősebb szállításait ismerteti.
13. Az ajánlatok és a részvételi jelentkezések benyújtása és felbontása
Az elektronikus rendszer bizonyos sajátosságaira tekintettel szükséges volt az ajánlattételi és részvételi határidő meghatározásának és a bontás szabályainak újragondolása is, ezért a 424/2017. Korm. rendelet már az EKR indulása óta tartalmaz ezek vonatkozásában a Kbt.-től eltérő szabályokat. Az elektronikus út általánossá válása indokolttá tette a Kbt. rendelkezéseinek felülvizsgálatát, és az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elektronikus benyújtásához kapcsolódó rendelkezések törvényi szintre emelését.
Az ajánlattételi és részvételi határidő meghatározása kapcsán a jogalkotónak szem előtt kellett tartania azt a szempontot, hogy az EKR működéséhez elengedhetetlen a rendszeres időközönként végzett karbantartás, amely időszakra nem javasolt olyan eljárási cselekményt időzíteni, mint a bontás. Erre tekintettel a módosítás felhatalmazást ad arra, hogy az ajánlattételi és részvételi határidő az EKR-ben külön jogszabályban meghatározott időszakra eső időpontban legyen meghatározható. A bontás időpontjával kapcsolatos részletszabályokat a 424/2017. Korm. rendelet tartalmazza.
Az elektronikus úton folytatott eljárások tekintetében a Kbt. ajánlatok és részvételi jelentkezések bontására vonatkozó szabályait is felül kellett vizsgálni és az ajánlattételi határidő és a bontás időpontját különválasztani annak érdekében, hogy egy esetleges üzemzavar esetén a rendszer üzemeltetőjének megfelelő idő álljon rendelkezésére az üzemzavar felismerésére és kezelésére, és ne állhasson elő olyan helyzet, hogy az üzemzavar alatt lejárt ajánlattételi határidőben az üzemzavar elhárultával az ajánlatok azonnal kibontásra kerülnek.
A Kbt. e tekintetben csak utal a 424/2017. Korm. rendeletre azzal, hogy az ajánlatokat vagy részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi, illetve részvételi határidő lejártát követően, jogszabályban meghatározott időtartam elteltével kell megkezdeni annak érdekében, hogy a törvényben rögzített megfelelő ajánlattételi határidők az elektronikus rendszerben is minden körülmények között biztosíthatóak legyenek, és az üzemeltető megtehesse az előírt intézkedéseket a bontás elkerülésére azokban az esetekben, amikor az ajánlattételi határidőt az üzemzavarra tekintettel kötelezően meg kell hosszabbítania ajánlatkérőnek.
A bontást megelőzően a rendszer biztosítja az ajánlatok titkosságát, azokhoz az ajánlatkérő a bontást megelőzően nem tud hozzáférni. A rendszer a bontáskor jeleníti meg automatikusan az ajánlattevők számára a felolvasólapon szereplő adatokat és készíti el a bontási jegyzőkönyvet, amely tartalmazza ajánlattevőnként, illetve részvételre jelentkezőnként az ajánlattevő nevét, székhelyét, a cím adatait, és a felolvasólap teljes adattartalmát. A bontási jegyzőkönyvet az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők az eljárás megnyitásakor a bontási adatokat tartalmazó felületen megtekinthetik, amennyiben ajánlatkérő a bontási jegyzőkönyv megküldéséről gondoskodott. A bontási jegyzőkönyv automatikusan generált részei nem szerkeszthetőek, azonban az ajánlatkérőnek lehetősége van a jegyzőkönyvet szabad szövegesen kiegészíteni, így például, ha az elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezés vagy ajánlat mellé mintapéldányt nyújt be az ajánlattevő, az ajánlatkérő kiegészítheti a bontási jegyzőkönyvet ennek dokumentálásával, továbbá a rendszer lehetőséget biztosít a mintapéldány átvételéről szóló jegyzőkönyv és az arról készült fénykép feltöltésére is az eljárás iratai közé.
A részben elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezés és ajánlat bontását is az EKR végzi automatikusan a már ismertetett módon, az ajánlatkérő azonban ebben az esetben köteles a részvételi jelentkezés és az ajánlat EKR-en kívül beérkező részeit - külön papír alapú bontás tartása nélkül - a megfelelő ajánlathoz társítani és azt dokumentálni. Fizikai modell benyújtása esetén azt fénykép vagy jegyzőkönyv készítésével és annak az EKR-be az eljárás iratai közötti feltöltésével kell az ajánlatkérőnek dokumentálnia.
A módosítás rendelkezik arról is, hogy a fedezet összegét az EKR-ben, illetve azon kívül milyen módon szükséges a bontásig rögzíteni. Amennyiben az ajánlatkérő arra tekintettel kívánja az eljárást eredménytelenné nyilvánítani, hogy a rendelkezésére álló anyagi fedezet összege nem elegendő a szerződés megkötéséhez az értékelés alapján legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevővel, az ajánlatkérő az ajánlatok bontásáig az EKR-ben rögzített adattal igazolhatja a rendelkezésre álló fedezet összegét. Ha az ajánlatok bontására nem az EKR-ben kerül sor, az ajánlatkérő az eljárást megindító hirdetmény feladásakor az elektronikus hirdetménykezelő rendszerben (kérelem) rögzített adattal, vagy a közbeszerzési eljárás során dokumentált, legkésőbb a végleges ajánlatok bontása előtt az ajánlattevőkkel vagy részvételre jelentkezőkkel közölt adattal, elektronikus árlejtés esetén az árlejtés megkezdését megelőzően az elektronikus rendszerben rögzített adattal igazolhatja a rendelkezésre álló fedezet összegét.
14. Számítási hiba javítása
Az EKR-hez kötődő fontos szabály jelent meg a 424/2017. Korm. rendelet 20. § (5) bekezdésében, miszerint a Kbt. 71. § (11) bekezdését azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy ha az ajánlatkérő az ajánlatban az értékelésre kiható számítási hibát észlel, – a hiba és a javítandó érték, valamint a javítás eredményeként meghatározott érték megjelölésével – felhívja az ajánlattevőt annak javítására. A számítási hiba javításának az eredményét az ajánlatkérő akként állapítja meg, hogy a közbeszerzés tárgya elemeinek tételesen meghatározott értékeit (az alapadatokat) alapul véve kiszámítja az összesített ellenértéket vagy más - az ajánlatban megtalálható számításon alapuló - adatot. Ha a számítási hiba javítását nem, vagy nem az előírt határidőben teljesítették, az ajánlat érvénytelen. A módosítás ezt a jelentős, a törvényi rendelkezésektől eddig eltérő fontos szabályt emeli törvényi szintre.
A speciális rendelkezéssel „megfordul” a Kbt. számítási hiba javítására vonatkozó szabálya azzal, hogy a hiba javítását az ajánlattevőre bízza. Belátható, hogy több tekintetben is aggályos lenne, ha az elektronikus rendszerben az ajánlatkérő hozzáférést kapna az ajánlattevő ajánlatának szerkesztéséhez, ilyen szerkesztési jogosultság nélkül ugyanakkor a számítási hiba javítását nem tudja elvégezni. A rendszer átláthatósága érdekében szükséges, hogy a rendszerben változatlan formában is megjelenjen az eredeti ajánlat, ugyanakkor mivel a rendszer az ajánlat egyes adatait - így az értékelésre kerülő elemeket - használja az eljárás további szakaszaiban (például az összegezésbe automatikusan vesz át adatokat a nyertes ajánlatból), ezért elengedhetetlen az is, hogy a számítási hiba a rendszerben - a papír alapú gyakorlattól eltérően - valóban javításra kerüljön.
Az ajánlat érvénytelenségére vonatkozó szabály rögzítése garantálja az olyan helyzet elkerülését, hogy az ajánlattevő esetleg szándékosan ne javítsa ki a hibát annak érdekében, hogy az ajánlatában eredetileg rögzített ajánlati elem figyelembevételével kedvezőbb helyzetbe kerüljön az értékelés során. Az új szabály bevezetése tehát azt a célt szolgálja, hogy az ajánlattevő az eljárás eredményét ne tudja visszaélésszerű magatartásával befolyásolni.
15. EKR-hez kapcsolódó eredménytelenségi ok
Az elektronikus kommunikáció bevezetése a közbeszerzésekben olyan jelentős technikai eredmény, amely számos előnyt biztosít a hagyományos papír alapú kommunikációval szemben, így például csökkenti az adminisztratív terheket, egyszerűsödnek, gyorsulnak az eljárások és megteremti azok jobb átláthatóságát. Napjaink informatikai megoldásai lehetővé teszik olyan komplex rendszerek létrehozását, amelyek megbízhatósága minimális szintre szorítja az azok működésében potenciálisan felmerülő hibákat, a működési hibák azonban nem zárhatók ki teljesen, miként az sem, hogy szervezett informatikai támadások eredményezik egy adott rendszer leállását, vagy működésének korlátozottságát – ezek a hibák azonban csak a legritkább esetekben okozhatnak olyan sérelmet, amely nem teszi lehetővé az eljárás alapelveknek megfelelő folytatását.
Noha az a Kbt. alapelveiből eddig is levezethető volt, a jogbizonytalanságot okozó esetek elkerülése érdekében a módosítás átvette a 424/2017. Korm. rendelet azon rendelkezését, amely tételesen lehetővé tette az eljárás eredménytelenné nyilvánítását abban az esetben, ha az EKR működési hibája olyan jogsértést eredményez, amely a Kbt.-ben meghatározott alapelvek érvényesülését biztosító módon nem orvosolható.
16. Tárgyalásos eljárások sajátosságai
Az EKR-hez kapcsolódó, informatikai szempontok által indokolt fontos szabály jelent meg a 424/2017. Korm. rendeletben, miszerint tárgyalásos eljárásban – ha az ajánlatkérő nem tartja fenn annak a lehetőségét, hogy az első ajánlatok beérkezését követően tárgyalás tartása nélkül a benyújtott ajánlatok bírálatával és értékelésével fejezi be az eljárást – minden esetben kötelező végleges ajánlat benyújtása, amit értelemszerűen az EKR-ben kell megtenni. Erre azért volt szükség, mert a rendszer egy meghatározott eljárási cselekmény sorrendben kezeli az eljárásokat, így az algoritmusok nem tudják kezelni azt a – papír alapon korábban működő – gyakorlatot, hogy az ajánlattevő fenntartja ajánlatát, hanem szükség van az új ajánlat benyújtására a további eljárási lépések megtételéhez. A módosítás ezt a szabályt most szintén törvényi szintre emeli (természetesen nem érinti ugyanakkor azt, hogy tárgyalásos eljárásban az ajánlati kötöttség csak a tárgyalások végeztével áll be, a szabályból tehát nem következik ajánlattételi kötelezettség, amennyiben ajánlattevő nem kíván érvényes ajánlatot benyújtani).
17. Rövidült határidők
Az EKR felállításának és alkalmazásának egyik kiemelt célja a közbeszerzési eljárások gyorsabb lefolytatásának lehetővé tétele volt. A Kbt. a nyílt, a meghívásos, a tárgyalásos és a koncessziós beszerzési eljárás tekintetében eddig is lehetővé tette, hogy az ajánlatkérő az ajánlattételi határidőt rövidebb időtartamban határozza meg, ha a közbeszerzési eljárásban az ajánlatok elektronikus úton is benyújthatóak, az elektronikus út általánossá válásával azonban az ajánlattételi határidőre vonatkozó rendelkezések tekintetében megfordul a szabályozási logika, és a törvényben a rövidített határidők válnak főszabállyá.
Az EKR használata gyorsít az eljárásokon, az ajánlattételi határidő nyílt eljárásban harmincöt nap helyett harminc napban, meghívásos és tárgyalásos eljárásban harminc nap helyett huszonöt napban, koncessziós beszerzési eljárásban harminc helyett huszonöt, illetve huszonkettő helyett tizenhét napban határozható meg.
18. Módosítások egyes sajátos, elektronikus alapú beszerzési technikák körében
Az EKR központi és egységes attribútuma a dinamikus beszerzési rendszerek körében is érvényesül, mivel azok létrehozására és az azokhoz történő csatlakozásra a Kbt. módosítása értelmében kizárólag az EKR keretein belül van lehetőség. Ugyanakkor a dinamikus beszerzési rendszerből történő beszerzés megvalósítása során van lehetőség más rendszer alkalmazására is, az egyes ajánlatkérők által működtetett rendszerek ugyanis igényelhetnek sajátos, a központi rendszerhez képest rugalmasabb technikai megoldásokat. A dinamikus beszerzési rendszerek körében előírt irányelvi alapokon nyugvó, a rendszer működésével, a használt elektronikus eszközökkel és a csatlakozás műszaki szabályaival és leírásával kapcsolatos valamennyi szükséges információval kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség az EKR honlapján elérhető, így az ajánlatkérőknek a dinamikus beszerzési rendszer használatával kapcsolatos technikai információkat nem szükséges a közbeszerzési dokumentumokban közölniük.
Az e-árlejtés körében bevezetett kézenfekvő szabály, hogy amennyiben az árlejtés alkalmazását előíró eljárás esetén nem érkezik legalább két ajánlat, az ajánlatkérő dönthet úgy, hogy nem tart elektronikus árlejtést, hanem a benyújtott ajánlat bírálatával és értékelésével befejezi az eljárást.
Az elektronikus katalógusok tekintetében több pontosítást is tartalmaz a törvény, amely az EKR bevezetésével együttesen elősegítheti ezen beszerzési technika elterjedését. Az egyik ilyen fontos rendelkezéssel tisztázásra kerül, hogy elektronikus katalógus létrehozására értelemszerűen van lehetőség részajánlattétel biztosítása esetén egy adott rész tekintetében is.
További újítása a törvénymódosításnak, hogy az újraszabályozza az előzetes értesítés és az információgyűjtés közötti minimális időtartam hosszát. A korábbi, legalább öt munkanapos időtartam helyett az ajánlatkérő döntési kompetenciájába tartozik, hogy mennyi időre lehet szüksége az ajánlattevőknek a beszerzéssel érintett termékeik áttekintésére, és annak eldöntésére, hogy elutasítják-e az információgyűjtést. A Kbt. alapelveinek megfelelően természetesen ezt a jogát sem gyakorolhatja ajánlatkérő visszaélésszerűen, és általában nem tekinthető megfelelőnek 1-3 napos határidők biztosítása egy több terméket érintő beszerzés esetén. A megfelelő idő mérlegelése során tehát nem az ajánlatkérő által megállapított – adott esetben saját mulasztásából eredő – sürgősség a meghatározó, hanem, hogy az ajánlattevőknek mi lehet az a – felülvizsgálandó termékek számára és összetettségére figyelemmel – szükséges idő, amely alatt felülvizsgálhatják katalógusaikat.
A törvény a dinamikus beszerzési rendszer keretében alkalmazott elektronikus katalógusokra vonatkozó szabályok tekintetében jelentősen kiegészül, mely még a keretmegállapodásoknál is rugalmasabb, gyorsabb, ugyanakkor potenciálisan nagyobb árversenyt eredményező, hatékonyabb beszerzési módszert jelent.
A keretmegállapodásokkal ellentétben a dinamikus beszerzési rendszer fennállása során a rendszerhez bármely gazdasági szereplő azonos feltételeknek történő megfelelés esetén utóbb csatlakozhat. A törvénymódosítás a jogintézmény ezen sajátosságát hasznosítja tovább, amikor arról rendelkezik, hogy az ajánlattevők által folyamatosan frissíthető, karbantartható elektronikus katalógusok voltaképpen lehetővé teszik az értesítés és az információgyűjtés közötti határidők minimalizálását – vagyis az ajánlatkérők által meghatározható megfelelő idő általában rövidebb lehet, mint keretmegállapodások esetén. A katalógusok folyamatos frissítése, karbantartása érdekében a törvénymódosítás lehetővé teszi az ajánlatkérők számára az ajánlattevők felszólítását a katalógusuk frissítésére, mely alapján azonban ajánlattevő nem köteles a frissítés elvégzésére, vállalva ezzel a frissítés nélkül általa aktuálisnak ítélt katalógusból történő ajánlatkérői információgyűjtést, vagyis, hogy az adott, verseny újranyitással megvalósuló beszerzésben a frissítés nélküli katalógusával vesz részt.
A katalógusok folyamatos karbantartása továbbá azt jelenti, hogy a dinamikus beszerzési rendszer – mint az ajánlatkérő gyakran felmerülő beszerzéseit támogató módszer – keretében a rendszeres ajánlatkérésekről történő megfelelő előzetes tájékoztatást követően nincs szükség az ajánlattevőknek a katalógusaik felülvizsgálatához külön időre. Az ajánlattevők ugyanis – rendszeres ajánlatkérések esetén értelemszerűen – előre tudják mennyi idő áll rendelkezésükre az egyes rendszeres ajánlatkérések között. A törvénymódosítás szerint azon körülményt, hogy az ajánlatkérő dinamikus beszerzési rendszer keretében alkalmazott elektronikus katalógusok útján rendszeres ajánlatkérést kíván megvalósítani, már a közbeszerzési dokumentumokban, vagyis a rendszer létrehozása során meg kell jelölnie, annak indokaival együtt. Ekkor még ajánlatkérőnek nem kell feltétlenül rendelkeznie a rendszeres ajánlatkérés részleteiről, így különösen arról, hogy milyen időközönként (pl. hetente, havonta) kerül sor rendszeres ajánlatkérésre. E tájékoztatást elég csupán az első ilyen beszerzés megvalósítását megelőzően megadnia az ajánlattevők részére.
A keretmegállapodásokhoz hasonlóan a dinamikus beszerzési rendszerek is hosszabb időre jönnek létre, így ugyancsak felmerülhet a termékek „elévülése”. A dinamikus beszerzési rendszer sajátossága, hogy éppen az ilyen, előre nem pontosan meghatározható, vagy változó beszerzési igényekre jelenthet ideális megoldást. Az ajánlatkérőnek ugyanis a dinamikus beszerzési rendszer felállításakor a beszerzés tárgyát (és más feltételeit) elegendő kevésbé pontosan megadnia. A pontos műszaki leírás meghatározása és az ajánlattétel a dinamikus beszerzési rendszerben mindig a konkrét beszerzés megvalósításakor történik, ami a keretmegállapodásokhoz képest jóval nagyobb rugalmasságot biztosít. Amennyiben a dinamikus beszerzési rendszerben az egyes beszerzések megvalósítása elektronikus katalógus alapján történik, a törvénymódosítás korlátok közé szorítja, hogy milyen módon történhet a termékek cseréje a katalógusban. Ezt kizárólag műszakilag egyenértékű, vagy a meghatározó műszaki paramétereiben kedvezőbb termékkel teheti meg ajánlattevő és kizárólag az ajánlatkérő megfelelő tájékoztatása mellett. A termékcsere lehetősége ebben az esetben sem eredményezheti a dinamikus beszerzési rendszeren belül az eredetitől eltérő, új beszerzési tárgyak elérhetőségét (pl. laptop helyett nyomtató) az ajánlatkérő részéről. A dinamikus beszerzési rendszer esetében a keretmegállapodásoktól ugyancsak eltérően, nem kizárt, hogy az ajánlatkérő a dinamikus beszerzési rendszer létrehozására vonatkozó szabályok alkalmazásával újabb résszel – amely adott esetben újabb beszerzési tárgyat is jelenthet – bővítse a rendszert.