A Közbeszerzési Hatóság válasza:
2.1-2.3. Ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumokban rögzített előírásokhoz kötve van. A mintapéldány hiánypótolhatóságának megítélése függ attól, hogy a mintapéldány bekérésére a szakmai ajánlat részeként, alkalmassági minimumkövetelményként vagy értékelési szempontként került sor, illetve hogy az ajánlatból a megajánlott termék beazonosítható-e.
Amennyiben a mintapéldány a szakmai ajánlat részét képezi, akkor az ajánlat egészének tartalma alapján kell dönteni, hogy ajánlatkérő elrendelhet-e hiánypótlást, elsődlegesen a Kbt. 71. § (8) bekezdés a) és b) pontja szerinti korlátozásokra tekintettel, amely alapján a mintapéldány teljes hiánya, valamint jelentős/érdemi hibája/hiányossága nem hiánypótolható, a mintapéldány nem cserélhető le, nem javítható ki, mivel az az ajánlati kötöttség megsértését jelenti.
Ugyanakkor amennyiben az ajánlatban csatolt egyéb dokumentumokból (pl. gyártó/gyártmány/típus megnevezése, műszaki ajánlat, fénykép, prospektus, gyártói dokumentum, mintapéldány leírása) egyértelműen megállapítható a megajánlás pontos tartalma és műszaki jellemzői, akkor a hiányzó mintapéldány hiánypótlását biztosítani lehet akkor is, ha a mintapéldány a beszerzés tárgyára tett (szakmai) ajánlat része, ezt támasztja alá a Közbeszerzési Döntőbizottság D.196/10/2020. számú határozata, amely szerint a szakmai ajánlat részeként megadott adatok alátámasztása nem ütközik a Kbt. 71. § (8) bekezdése szerinti hiánypótlási korlátokba. A hiánypótlás biztosításának feltétele, hogy a mintapéldány utólagos benyújtása nem eredményezheti az ajánlat módosítását, az ajánlati kötöttség megsértését.
A 2.3. kérdésre vonatkozóan a Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint nem befolyásolhatja az ajánlatkérő döntését az, hogy egyedi gyártású vagy kereskedelmi forgalomban kapható termékről van szó, ha a megajánlott termék a mintapéldány nélkül is egyértelműen beazonosítható az ajánlatból.
A Közbeszerzési Hatóság részletesebb állásfoglalása:
A Kbt. 3. § 37. pontja alapján a szakmai ajánlat a beszerzés tárgyára, valamint a műszaki leírásban és a szerződéses feltételekben foglalt ajánlatkérői előírásokra tett ajánlat. Ily módon a mintapéldány jellemzően a szakmai ajánlat része vagy a szakmai ajánlat egy részének fizikai megtestesülése.
A hatályos Kbt. alapján a közbeszerzési dokumentumokban egyértelműen meg kell határozni a mintapéldánnyal szemben támasztott követelményeket, egyértelműen megjelölve azokat a minimumkövetelményeket, amelyeket a mintapéldánynak legalább teljesítenie kell, és amelyek valamelyikének hiánya az ajánlat érvénytelenségét eredményezi. Az ajánlatkérőnek a követelményeket fokozott gondossággal szükséges összeállítania, mivel a közbeszerzési dokumentumokra is beálló ajánlati kötöttség szabályai alapján attól a későbbiek során nem térhet el, se több, se kevesebb követelményt nem vizsgálhat a mintapéldány vonatkozásában, a vizsgálat rögzített módjától és folyamatától nem térhet el, ahogyan arra a Közbeszerzési Döntőbizottság D.390/17/2019. számú határozata is rámutatott.
A Kbt. 66. § (1) bekezdése szerint az ajánlattételi szakaszban az ajánlattevőnek a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott előírások szerint kell elkészítenie az ajánlatát, amely a mintapéldánnyal szemben támasztott követelményekre is vonatkozik. Ha a mintapéldány nem nyújtható be elektronikusan és a mintapéldány fizikai vagy méretarányos modelljének benyújtása/bemutatása szükséges, akkor a Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint az ajánlattételi szakaszban a gazdasági szereplőt terheli annak felelőssége és a következmények viselése, hogy a mintapéldány az ajánlatkérő által előírt helyszínen az előírt határidőig átadásra kerüljön, illetve az ajánlatkérő rendelkezésére álljon. A beszerzés tárgyára tett szakmai ajánlat részeként, illetve értékelési részszemponthoz kapcsolódó igazolási módként a mintapéldányt a (végleges) ajánlattételi határidőre kell benyújtani.
A bírálati szakasz megkezdését követően a Kbt. 69. § (1) bekezdése alapján az ajánlatkérőnek meg kell vizsgálnia, hogy az ajánlat megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. Az ajánlatkérőnek szükség esetén alkalmaznia kell a bírálat során a Kbt. 71. §-ában meghatározott jogintézményeket. Az ajánlatkérőnek arról kell döntenie, hogy az ajánlat (és ezen belül a szakmai ajánlat) az általa előírt vagy jogszabályban rögzített további feltételeknek megfelelt-e. A Kbt. szabályozásrendszere kötelezővé teszi az ajánlatkérő számára, hogy minden olyan esetben, amikor valamely előírásnak való megfelelést vizsgál, alkalmazza a Kbt. 71. § (1) bekezdésében írt jogintézményeket. A hiánypótlás tekintetében a Kbt. 71. § (1) bekezdését és (8) bekezdését szükséges megvizsgálni.
A Kbt. 71. § alkalmazásának lehetősége, kötelezettsége és tartalma attól függ, hogy mely jogintézmény részeként kéri az ajánlatkérő a mintapéldányt benyújtani és az ajánlati kötöttség megsértésével jár-e a hiány/hiányosság pótlása. A Kbt. 71. § (8) bekezdésében rögzített hiánypótlási és felvilágosításkérési korlátok a beszerzés tárgyának jellemzőire, az ajánlattevő szerződéses kötelezettsége végrehajtásának módjára vagy a szerződés más feltételeire vonatkozó dokumentum esetében állnak fenn, így a szakmai ajánlat tekintetében is ezen előírások az irányadók. Hiánypótlás során csak nem jelentős, egyedi részletkérdésre vonatkozó hiba javítható vagy hiány pótolható, így a mintapéldány hiánypótlása alapesetben a fenti – Kbt. 71. § (8) bekezdés b) pont szerinti – hiánypótlási korlátba ütközhet. Azonban abban az esetben, ha az ajánlatból megállapítható a megajánlott termék pontos típusa, műszaki jellemzői, akkor a mintapéldány hiánypótlás keretében történő benyújtása kizárólag a megajánlás alátámasztásául szolgál. Hiánypótlás biztosítása esetén a hiánypótlásra becsatolt mintapéldány vonatkozásában az ajánlatkérőnek azt kell megvizsgálnia, hogy az ajánlati kötöttség sérül-e, azaz az ajánlat módosításának esete fennáll-e. Amennyiben fennáll az ajánlat módosításának esete, az esetben az ajánlat érvénytelen. Amennyiben a mintapéldány hiánypótlás keretében történő utólagos benyújtása nem eredményezi az ajánlati kötöttség megsértését, az esetben az ajánlat érvényes lehet, ha egyéb hiányosságban, hibában nem szenved.
A Közbeszerzési Döntőbizottság 356/15/2019. számú határozatában arra is rámutatott, hogy a hiánypótlás jogszerűsége tekintetében nem az ajánlatkérői előírás a releváns, hanem a hatályos jogszabályi rendelkezések. „A Döntőbizottság rámutat arra, hogy az ajánlat részeként benyújtandó dokumentumok szakmai ajánlat minőségét nem az ajánlatkérő előírása, hanem a közbeszerzési törvény határozza meg. Ennélfogva az érvényességi vizsgálat és az értékelés körében nincs jogi relevanciája annak, hogy a dokumentációban az értékelt ajánlati elem helytállóságának igazolására becsatolt dokumentumokat az ajánlatkérő miként minősítette, nincs jogszerű lehetősége önkényesen kivonni egyes dokumentumokat a hiánypótolható dokumentumok köréből, a Kbt. 71. § (1) bekezdésének alkalmazását törvényes indok nélkül nem korlátozhatja.”
Amennyiben az ajánlatkérő a mintapéldányt értékelési szempont alátámasztására kérte be, a mintapéldányhoz vállalás kapcsolódik és az ajánlattevő a mintapéldányt a vállalásának igazolására nem csatolta be, vagy a mintapéldány a vállalást nem támasztja alá, illetve azzal ellentmondásban áll, akkor a hiánypótlás jogszerűen alkalmazható a Közbeszerzési Döntőbizottság D. 174/27/2018. számú határozatára is tekintettel.
A Közbeszerzési Hatóság felhívja a figyelmet, hogy az ajánlatkérőnek kiemelten fontos a közbeszerzési dokumentumokban előre, egyértelműen rögzíteni a mintapéldányok vizsgálati, ellenőrzési módszerét és a benyújtott mintapéldányok vizsgálatát dokumentálni.