A Közbeszerzési Értesítő Plusz jelen számában ismertetett határozatában a Döntőbizottság az ajánlatkérő azon mulasztását állapította meg, amelynek alapján az ajánlatkérő nem megfelelően készítette elő az adott közbeszerzési eljárását, a közbeszerzési dokumentumok az egyenlő eséllyel történő megfelelő ajánlattételt nem biztosították, és a kiegészítő tájékoztatások sem pótolhatták a közbeszerzés tárgyának pontatlan meghatározásából eredő jogsértést.
A jogorvoslati üggyel érintett főbb tárgyak: A Döntőbizottság megállapította, hogy a műszaki leírás nem megfelelő alapossággal került előkészítésre, annak alapján nem volt lehetséges a műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdaságilag reális ajánlattétel valamennyi potenciális ajánlattevő számára, mellyel az ajánlatkérő megsértette a Kbt. 28. § (1) bekezdését és a Kbt. 50. § (4) bekezdését. Az ajánlatkérő kiegészítő válaszai formálisak voltak, nem feleltek meg a Kbt. 56. § (5) bekezdésének.
Tényállás
Az ajánlatkérő rendezvényszervezési feladatok ellátása tárgyban nyílt közbeszerzési eljárást indított a Kbt. Harmadik rész, 112. § (1) bekezdés b) pontja szerinti eljárásrendben. Az eljárást megindító felhívást 2021. július 6-án adta fel.
A közbeszerzés két részből állt, amelynek becsült értéke az 1. rész tekintetében 15.917.322.-Ft, a 2. rész tekintetében 9.118.110.-Ft volt.
A felhívás szerint a közbeszerzés tárgyát « Vállalkozási szerződés kötése az ajánlatkérő ünnepi eseményeinek kapcsán felmerülő rendezvényszervezési feladatok ellátására, két részben » képezte.
Az ajánlatkérő részenként megadta a teljesítés helyét, a közbeszerzés mennyiségét, az értékelési szempontokat, a teljesítés időtartamát.
Az ajánlatkérő dokumentációt is készített, mely tartalmazta a kötelező formai és tartalmi követelményeket, a műszaki leírást, a szerződéstervezetet és az ártáblázatot.
A műszaki leírás részenként és tételenként rögzítette a rendezvényszervezési feladatokat, azok leírását, helyét, idejét, a programokat, a látogatók számát, a cateringre, a technikára, az engedélyekre, a rendezvénybiztosítás jogdíjára, reklámra, marketingre, résztvevői toborzásra vonatkozó rendelkezéseket. Az ajánlatkérő a technikai feltételek között határozta meg a sztárfellépőkre és a fellépőkre vonatkozó előírásait.
Az ajánlatkérő meghatározta valamennyi rendezvényre vonatkozóan a közös elvárásait is, a következők szerint:
« - A vállalkozó feladata a rendezvényen történő személyes megjelenés, legalább 1 fővel (rendezvényszervezői ügyelet) és az ott helyben felmerülő feladatok ellátása.
- Vállalkozó köteles a GDPR adatvédelmi rendelkezéseknek betartására
- A vállalkozó feladata kommunikációs célra alkalmas fotódokumentáció készítése. Legalább 10 darab jó minőségű (nagy felbontású), nyomdai felhasználásra alkalmas fényképet kell készíteni. A GDPR rendelkezések betartása mellett. Törekedni kell arra, hogy a fotókon, a programon résztvevők ne legyenek egyértelműen felismerhetők. A felbontás minimum 2448x3264 ~ 8,0 MP legyen.
- A vállalkozó feladata a rendezvényeken jelenléti ív és GDPR (adatvédelmi) nyilatkozatok aláíratása az egyes rendezvényeknél megadott résztvevővel, amelynek eredeti példányát a megrendelő részére az eseményt követő 2 munkanapon belül átadni szükséges. A rendezvényeken készített jelenléti ívnek formailag tartalmaznia kell a projekt címét, a projekt kódját, a kedvezményezett/megrendelő megnevezését, és az esemény címét, időpontját és helyszínét, egy utalást arra nézve, hogy a projekt végrehajtása mely EU alap vagy alapok támogatásával történt. A részvevőkre vonatkozóan a jelenléti ívnek tartalmaznia kell a résztvevő nevét olvashatóan, valamint az aláírását. A résztvevők létszámát egyéb – Megrendelő által elfogadott – módon is lehet igazolni (pl.: YouTube nézettség mérése).
Nyertes ajánlattevő rendelkezésre állása:
- Ajánlattevő feladata, hogy a szerződés teljes időtartama alatt Ajánlatkérőt rendszeresen és folyamatosan tájékoztassa az előrehaladásról, illetve haladéktalanul jelezze, ha a megvalósulás során olyan akadály lép fel, amely az előrehaladást veszélyeztetheti.
- E-mailen érkező megkeresésekhez elektronikus e-mail cím biztosítása, melyre nyertes ajánlattevő köteles 1 munkanapon belül írásban reagálni.
- Az Ajánlatkérővel való kapcsolattartás céljából nyertes Ajánlattevő köteles Kapcsolattartó(ka)t biztosítani (megjelölt rendezvényszervező) a szerződés fennállása alatt. A kapcsolattart(ó)k folyamatos elérését legalább napi 6 órában (munkanapokon 10.00-16.00 óra között) szükséges biztosítani. »
Az ajánlatkérő ártáblázatot is készített az ajánlatok benyújtásához.
Az ajánlatkérő által kiadott szerződéstervezet releváns részei a következők.
»2. A szerződés hatálya, a teljesítés határideje:
Teljesítés határideje:
A feladatellátás tekintetében Vállalkozó és Megrendelő egyeztetni kötelesek. Az egyeztetés során az egyes rendezvények tekintetében a feladatellátás ütemezését Felek közösen megállapíthatják. A feladatellátás nem valósítható meg olyan ütemezésben, amelyhez Megrendelő előzetesen nem járult hozzá.
4. A teljes vállalkozói díj összege:
A vállalkozói díj forrása 100%-ban a szerződés „Előzmények” részében meghatározott kódszámú pályázat. A vállalkozói díj a véghatáridőre prognosztizált átalányár, amely fedezetet nyújt mindazon, a Vállalkozó és bármely alvállalkozója általi feladatok elvégzésére és azok költségeire, beleértve minden egyéb díjat, illetéket és költséget, amelyek kapcsán a Szerződés a Vállalkozó részére kötelezettséget állapít meg vagy azokat a Vállalkozó kötelezettségei körében felsorolt, vagy amelyek a kötelezettségek teljesítésével kapcsolatosak és azok bármelyikével összefüggenek, és amelyek együttesen szükségesek a Szerződés tárgyának komplett, teljes körű, rendeltetésszerű megvalósításához, figyelembe véve a helyszíni körülményeket és adottságokat. Ennek megfelelően a Vállalkozó a vállalkozói díjon felül a megvalósításhoz egyéb költséget, díjat, ellenértéket semmilyen jogcímen nem érvényesíthet.»
A közbeszerzési eljárásban kiegészítő tájékoztatásra került sor 2021. július 15-én. A kiegészítő tájékoztatás több pontosító és tisztázó kérdést tartalmazott a műszaki tartalommal kapcsolatosan, az egyes ellátandó rendezvények vonatkozásában.
Az írásbeli összegezés szerint az eljárás nyertese mindkét rész tekintetében a jelen ismertetés szerint M Kft. lett, akivel az ajánlatkérő a közbeszerzési szerződést 2021. szeptember 6-án megkötötte.
A hivaltalbóli kezdeményezés
A hivatalbóli kezdeményezés szerint az ajánlatkérő megsértette a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontja alapján alkalmazandó Kbt. 28. § (1) bekezdését, Kbt. 50. § (4) bekezdését, valamint a Kbt. 56. § (5) bekezdését.
Az ajánlatkérő észrevétele
Az ajánlatkérő elsődlegesen két eljárásjogi kifogásra hivatkozott, amely miatt kérte a jogorvoslati eljárás megszüntetését. Az ajánlatkérő eljárásjogi kifogásai szerint a kezdeményező nem rendelkezett a kezdeményezéshez szükséges hatáskörrel, továbbá a kezdeményezés elkésett. Az ajánlatkérő érdemi nyilatkozatában a jogsértés hiányának a megállapítását kérte.
A Döntőbizottság döntése és annak indokai
A Döntőbizottság a határozatában a hivatalbóli kezdeményezés vizsgálata alapján megállapította, hogy az ajánlatkérő megsértette a Kbt. 28. § (1) bekezdését, a Kbt. 50. § (4) bekezdését, valamint a Kbt. 56. § (5) bekezdését.
A Döntőbizottság az ajánlatkérővel szemben 500.000.-Ft bírságot szabott ki.
A határozat indokolása a következőket tartalmazta:
Az ajánlatkérő a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontja szerinti közbeszerzési eljárást 2021. július 7-én indította meg, ezért a Döntőbizottság a Kbt. ezen a napon hatályos anyagi jogi rendelkezéseit vette figyelembe a jogorvoslati ügy elbírálása során.
A hivatalbóli kezdeményező a kezdeményezését 2022. március 24-én terjesztette elő, így a Döntőbizottság a Kbt. ezen a napon hatályos eljárásjogi rendelkezéseit vette figyelembe a jogorvoslati ügy eljárásjogi rendelkezéseinek vizsgálata során.
A Döntőbizottság elsőként az ajánlatkérő hivatkozásai alapján a kezdeményező hatáskörének esetlegesen fennálló hiányát vizsgálta meg.
A 2014-2020 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, határon átnyúló együttműködési programjainak végrehajtási intézményrendszeréről szóló 238/2015. (IX. 4.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rendelet1) 2. § f) pontja szerint a kezdeményező hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet.
A Döntőbizottság rendelkezésére álló társfinanszírozási támogatási szerződés alapján az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumát az informatikai rendszerbe feltölteni, az EKR rendszerhez hozzáférést biztosítani és a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet, adott esetben a kezdeményező a rendelkezésére álló dokumentumok alapján dönt a Döntőbizottság előtt jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről.
A fentiek alapján tényként megállapítható, hogy a kezdeményező a Kbt. 152. § (1) bekezdés g) pontja alapján hivatalbóli kezdeményezőnek minősül.
Az ajánlatkérő ezen eljárásjogi kifogását arra alapította, hogy a kezdeményező a kezdeményezésében a Kbt. 28. § (1) bekezdését jelölte meg, amely rendelkezés megsértése a közbeszerzési eljárás előkészítésével függ össze, és az ajánlatkérő által hivatkozott rendelet szerint a szabálytalanság fogalmát a támogatási szerződésben szereplő adatokkal kapcsolatban lehetne csak vizsgálni.
A Döntőbizottság vizsgálta a hivatalbóli kezdeményezés tartalmát és annak alapján megállapította, hogy a kezdeményező nem csupán a Kbt. 28. § (1) bekezdésének megsértését állította a kezdeményezésében, hanem a Kbt. 50. § (4) bekezdés és Kbt. 56. § (5) bekezdés jogszabályhelyek megsértésére is hivatkozott.
A Döntőbizottság tényként rögzítette azt is, hogy a felek között létrejött társfinanszírozási támogatási szerződésben az ajánlatkérő vállalta, hogy a projekt végrehajtása során a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a törvény rendelkezéseit megtartja.
A Döntőbizottság álláspontja szerint a szabálytalanság, mint fogalom, vagy mint megvalósított cselekmény nem redukálható le a támogatási szerződésben foglaltak vizsgálatára, hanem azt az egész tárgyi közbeszerzési eljárásra kivetítve kell megítélni, amelyhez hozzátartozik a közbeszerzési eljárás előkészítése és lebonyolítása is, tekintettel arra a tényre is, hogy a támogatási szerződés még nem a közbeszerzés előkészítése, csak a megvalósítani kívánt feladatok egy szűk keresztmetszetét fedi le.
A Döntőbizottság rögzítette, hogy az irányadó jogszabályok, a Korm. rendelet1 2. § f) pontja, a 2014-2020 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap és az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz egyes, határon átnyúló együttműködési programjainak végrehajtásáról szóló 126/2016. (VI. 7.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rendelet2) 3. § 30. pontja, 12. §-a, 19. §-a, 20. §-a, 28. § (1) bekezdése, a 1303/2013/EU európai és tanácsi rendelet 2. cikk 36. pontja, valamint a társfinanszírozási támogatási szerződés alapján a tárgyi közbeszerzéssel kapcsolatban a hitelesítő feladatokat a kezdeményező látja el. A hitelesítő feladata a Korm.rendelet2 szerint többek között az, hogy a közbeszerzés egészét utóellenőrzés során vizsgálja az esetlegesen megvalósuló közbeszerzési jogsértésekre is figyelemmel. Amennyiben jogsértést észlel, úgy felhatalmazása van arra, hogy jogorvoslati kezdeményezést terjesszen elő a Közbeszerzési Döntőbizottság felé.
A Döntőbizottság a fentiek alapján megállapította, hogy a hivatalbóli kezdeményező a kezdeményezését jogszabályi felhatalmazás alapján, annak keretein belül, a hatáskörét nem túllépve tette meg, így jogosult volt a jogorvoslati kezdeményezés előterjesztésére, az ajánlatkérő ezen eljárásjogi kifogása nem állt helyt.
A Döntőbizottság másodlagosan a Kbt. 152. § (1) g), (2), (2a), (7) a) bekezdései alapján azt vizsgálta az ajánlatkérő által előterjesztett eljárásjogi kifogás alapján, hogy a hivatalbóli kezdeményező a kezdeményezését a Kbt.-ben előírt jogorvoslati határidőben terjesztette-e elő.
A hazai társfinanszírozási támogatási szerződés 10.2. pontja szerint a kedvezményezett - jelen esetben az ajánlatkérő - a kedvezményezetti jelentés benyújtásával egyidejűleg minden olyan kifizetéshez kapcsolódóan, amelyet érintően közbeszerzési eljárás lefolytatására volt köteles, a 424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet 9. § (3) bekezdése alapján az elektronikusan lefolytatott közbeszerzési eljárás elektronikus dokumentumainak az elektronikus közbeszerzési rendszerben (EKR) való hozzáférési jogát a hitelesítésre kijelölt szervezet részére biztosítja. A Kedvezményezett köteles továbbá a közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumát a programot támogató informatikai rendszerbe feltölteni. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatását alátámasztó dokumentumokat a kedvezményezett nem teljes körűen bocsátja rendelkezésre, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet hiánypótlási felhívást küld ki, vagy a rendelkezésre álló dokumentumok alapján dönt a költségek hitelesítéséről, illetve a jelentés jóváhagyásáról, vagy szabálytalansági vizsgálat lefolytatását kezdeményezheti, továbbá dönthet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti eljárás kezdeményezéséről.
A hazai társfinanszírozási támogatási szerződés 12.3. pontja szerint a közbeszerzésekről szóló törvény vagy a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabály szabálytalanság vagy pénzügyi hiba megállapítására okot adó megsértésének gyanúja esetén a szabálytalanság-felelős a Közbeszerzési Döntőbizottság eljárását kezdeményezi.
A 2019. január 1-étől hatályos módosított Kbt. 152. § (2a) bekezdése a tudomásra jutás időpontját a szabálytalansági eljárás megindításához köti, azonban jelen kezdeményezést megelőzően nem volt szabálytalansági eljárás, mivel azt a jogszabályi rendelkezések alapján a kezdeményező nem volt köteles elrendelni, az állított jogsértés észlelését követően egyéb előzetes eljárás nélkül a Döntőbizottsághoz fordulhatott.
A Kbt. objektív és szubjektív határidőt állapít meg a hivatalbóli kezdeményezők számára a kezdeményezés előterjesztésére vélt jogsértés esetén. A kezdeményezés előterjesztésének objektív határideje öt év a tárgyi esetben figyelemmel arra, hogy támogatásból valósult meg az ajánlatkérő beszerzése. Az objektív határidő a felek között nem volt vitatott, kétséget kizáróan megállapítható, hogy az öt éves időtartam megtartott volt.
A jogsértés tudomásra jutásának szubjektív időpontja azon a napon következik be, amikor a kezdeményezőnek a vélt jogsértés megállapításához szükséges dokumentum rendelkezésére áll.
A Döntőbizottság a rendelkezésére álló iratok alapján megállapította, hogy jelen eljárásban az EKR-hez való hozzáférés biztosításával állt a kezdeményező rendelkezésére valamennyi irat. Az EKR-hez való hozzáférés biztosítására a csatolt iratok alapján 2022. január 7-én került sor.
A Kbt. 152. § (1) bekezdés g) pontja szerinti hivatalbóli kezdeményezőnek a tudomásra jutástól számított 90 napja van a jogorvoslati eljárás kezdeményezésére - szubjektív határidő - a Döntőbizottság felé. A fentiek alapján a jogorvoslat előterjesztésére nyitva álló szubjektív határidő 2022. április 8-án járt volna le, a hivatalbóli kezdeményező a kezdeményezését azonban 2022. március 24-én előterjesztette.
A Döntőbizottság figyelembe vette a Fővárosi Törvényszék 104.K.703.419/2021/15. számú ítéletét és megállapította, hogy az a jelen ügyben relevanciával nem rendelkezik, tekintettel arra, hogy az abban vizsgált közbeszerzési eljárást 2019. január 1-ét megelőzően indították, így azzal kapcsolatban eltérő szabályokat kellett alkalmaznia a Döntőbizottságnak és a bíróságnak a tudomásra jutással kapcsolatban.
A Döntőbizottság rámutatott, hogy a tudomásra jutás időpontja, mint az elkésettségi kifogás alapeleme megdönthető vélelemnek minősült a 2019. január 1-jét megelőzően megindított közbeszerzési eljárások esetében is, amelyről több kúriai ítélet is született. Az utolsó ilyen jellegű, Kf.IV.40.887/2021/4. számú ítéletben a Kúria elvi éllel kimondta, hogy „a tudomásszerzés napja az a nap, amikor a hivatalbóli kezdeményezéshez szükséges tényekről a kezdeményezésre jogosult értesül. Ez a hivatalos kapcsolattartás útján történő közléssel megvalósul.”
A Döntőbizottság kitért arra is, hogy az ajánlatkérő a támogatási szerződés megküldésére alapította a kezdeményezés elkésettségét, azonban a kezdeményező helyesen hivatkozott arra, hogy a támogatási szerződés és a műszaki leírás rendeltetése nem azonos. A támogatási szerződés kötelező mellékletét képező műszaki tartalom nem feltétlenül azonos a később megvalósuló közbeszerzési eljárás műszaki tartalmával. Az csak a közbeszerzési eljárás megindításával egyidejűleg állapítható meg, hogy az ajánlatkérő végül milyen műszaki tartalom meghatározásával folytatta le a beszerzési igénye kielégítésére az eljárást. Azt az ajánlatkérő sem állította a jogorvoslati eljárás során, hogy a kezdeményező a közbeszerzési eljárás során meghatározott műszaki tartalomról korábban tudomást szerzett volna, és az EKR hozzáférést a kezdeményező részére korábban biztosította volna.
A fentiek alapján a hivatalbóli kezdeményező a kezdeményezését határidőben terjesztette elő, az nem késett el.
A Döntőbizottság megállapította, hogy az ajánlatkérő által előterjesztett eljárásjogi kifogások nem álltak helyt, így a továbbiakban a kezdeményezést érdemben bírálta el, tekintve, hogy annak eljárásjogi akadálya nem volt.
A Döntőbizottságnak a kezdeményezés érdemi vizsgálata során elsőként abban a kérdésben kellett állást foglalnia, hogy az ajánlatkérő a tárgyi közbeszerzési eljárás 1. és 2. részét megfelelő módon készítette-e elő a Kbt. 28. § rendelkezéseire tekintettel és ezzel összefüggésben az előkészítés során elkészített közbeszerzési dokumentum biztosította-e, hogy annak alapján a gazdasági szereplők egyenlő eséllyel tegyenek ajánlatot a Kbt. 50. § (4) bekezdés rendelkezései alapján.
A Döntőbizottság rámutatott, hogy a Kbt. 28. § (1) bekezdése alapján az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési eljárást - a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel - megfelelő alapossággal előkészíteni. Az ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott közbeszerzési dokumentumoknak biztosítaniuk kell, hogy az eljárásban a gazdasági szereplők képesek legyenek műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot adni. Az ajánlatkérőnek továbbá – többek között – törekednie kell a beszerzés tárgyát érintő szerződésmódosítások megelőzésére. A műszaki leírásnak továbbá a Kbt. 58. § (3) bekezdése értelmében valamennyi gazdasági szereplő számára egyenlő hozzáférést kell lehetővé tennie, és nem lehet olyan hatása, amely indokolatlanul akadályozná a verseny biztosítását a közbeszerzés során.
Az ajánlatkérő kötelezettsége tehát az, hogy úgy határozza meg a beszerzés tárgyát, a műszaki követelményeket, és ezzel összhangban az ajánlatadás feltételeit, illetőleg az elbírálás során kötelezően figyelembe vett szempontokat, hogy azzal ne okozzon indokolatlan hátrányos vagy előnyös megkülönböztetést, ezáltal tegye lehetővé az ajánlattételi képesség megítélését és a közbeszerzési eljárásban történő egyenlő esélyű ajánlattételt, valamint biztosítsa a verseny tisztaságát. Annak érdekében, hogy az ajánlattevő eldönthesse, hogy képes-e ajánlatot tenni, illetőleg megfelelő ajánlatot tudjon tenni elengedhetetlen az, hogy megállapítható legyen és az ajánlattevő számára egyértelműen kiderüljön, hogy mire kell törekednie az ajánlata megadása során annak érdekében, hogy ajánlata megfelelő, és a legjobb legyen az értékelés során. A beszerzés tárgyát akként kell meghatározni, hogy annak alapján valamennyi potenciális ajánlattevő egyenlő eséllyel tehessen ajánlatot. Az esélyegyenlőség követelménye abban az esetben érvényesül, amennyiben az ajánlattevők ajánlattételi határidőre benyújtott ajánlatai egymással egybevethetők, összehasonlíthatók. Ennek azonban elengedhetetlen feltétele, hogy az ajánlatkérő egyértelműen, pontosan határozza meg a beszerzési igényét. A Kbt. alapelvi rendelkezései akkor érvényesülhetnek, amennyiben az ajánlattevők az ajánlatkérő pontosan meghatározott beszerzési igényét egyformán megismerhetik és a vállalásaikat annak alapján tehetik meg.
Az ajánlatkérőnek tehát egyértelműen az ajánlattevők tudtára kell adnia a műszaki leírásban a közbeszerzés tárgyának ajánlatkérő által igényelt műszaki elvárásait, amelynek alapján az ajánlattevők eldönthetik indulási szándékukat.
Az ajánlattevőknek döntést kell hozniuk a közbeszerzési dokumentációban meghatározottak alapján, hogy az ajánlatkérő pontosan mit vár el tőlük, pontosan mi az, aminek a megvalósítását vállalják.
A Döntőbizottság a fentiek figyelembevételével az alábbiakat állapította meg.
A jelen közbeszerzési eljárás 1. részének tárgyát több, összesen hét helyszínen tartandó rendezvények adták, a 2. részének tárgyát négy helyszínen tartandó rendezvények képezték. A közbeszerzési eljárás feltételei szerint az egyes rendezvények eltérő helyen és időben kerülnek megrendezésre, más-más ajánlatkérői elvárásokkal. Az ilyen esetekben különös gondossággal kell eljárnia az ajánlatkérőnek, hogy a megfelelő ajánlattételhez szükséges információkat az ajánlattevők rendelkezésére bocsássa. Az ajánlatkérő feladata és kötelezettsége, hogy egyértelműen megadja a műszaki leírást, nem az ajánlattevők kötelezettsége, hogy azt műszaki tartalommal megtöltsék, mert az nyilvánvalóan sérti az egyenlő esélyű ajánlattételt, illetve az ajánlatok összehasonlíthatósága sem megvalósítható. A Döntőbizottság álláspontja szerint ilyen esetekben a beszerzés tárgya az eljárás típusának megválasztását is befolyásolhatja.
A kezdeményezés érdemi vizsgálata során a Döntőbizottság áttekintette a felhívást, a közbeszerzési dokumentációt, a műszaki leírást, valamint vizsgálta a kezdeményezésben foglaltakat és az ajánlatkérő védekezését, amelyekkel kapcsolatban az alábbi megállapításra jutott.
A Döntőbizottság megállapította, hogy az ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumokban nem határozta meg konkrétan és közérthető módon, hogy mit ért a sztárfellépő fogalma alatt, nem határozta meg kellő alapossággal a műszaki leírásban, hogy milyen jellegű sztárfellépőt vár el, a sztárfellépőnek milyen stílust kell képviselnie, a fellépésének időtartama milyen hosszú legyen, illetőleg azt sem, hogy a sztárfellépők milyen körülbelüli költséggel járjanak.
A Döntőbizottság arra a következtetésre jutott a rendelkezésére álló iratok alapján, hogy nem elfogadható az ajánlatkérő azon védekezése, hogy a sztárfellépő egy mindenki által ismert fogalom és így azon minden ajánlattevő ugyanazt értette. Az ajánlatkérőnek többféle lehetősége van a közbeszerzési igénye meghatározására még olyan esetben is, amikor a közbeszerzés tárgya szórakoztató műfajban teljesülő szolgáltatás. Így például a zenei korszak, stílus megadásával, keretösszeg meghatározásával, stb. segítheti az ajánlatok megadását.
Az „egyéb fellépők” esetében is a Döntőbizottság azt állapította meg, hogy nem határozta meg az ajánlatkérő pontosan, közérthetően, hogy milyen fellépőket ért alattuk, a fellépésüknek milyen hosszúságúnak kell lennie, és egyéb olyan fontos információkat sem határozott meg, amelyek ismerete nélkül nem tudtak a potenciális ajánlattevők ugyanolyan eséllyel ajánlatot tenni. Az egyenlő eséllyel történő ajánlattétel biztosítása érdekében az ajánlatkérőnek lehetősége volt egy meghatározott feltételrendszert kialakítani a tekintetben, hogy milyen egyéb fellépő megajánlását várja el.
A közbeszerzés tárgyát képező „catering szolgáltatás” esetében nem határozta meg az ajánlatkérő azt, hogy kinek kell a catering szolgáltatást biztosítania, továbbá azt, hogy milyen vendég létszám figyelembevételével kell megajánlást tenni, illetőleg milyen jellegű ételt, italt, milyen mennyiségben kell az ajánlattevőknek biztosítaniuk.
A rendezvényeken főzőversenyek és gasztronómiai események is szerepeltek a programban, azonban az egyes események során az ajánlatkérő egy kivételével nem határozta meg, hogy milyen alapanyagot kell biztosítani, az alapanyagot az ajánlattevőnek kell-e szolgáltatnia, hány csapattal kell számolni, egy-egy csapatban hány fő vesz részt. Ezen felül nem került tisztázásra az sem, hogy a versenyeken hány csapat kerül díjazásra, valamint milyen díjakat kell biztosítani, azt az ajánlattevőnek kell-e biztosítania, vagy az az ajánlatkérő feladata.
A fentiekben meghatározott feltételek pontos megfogalmazásának hiánya befolyásolhatta az ajánlattevők ajánlattételi szándékát, később befolyásolta az ajánlattételt, különös tekintettel arra, hogy az adott fogalmakat és ellátandó feladatokat az egyes ajánlattevők eltérően értelmezték, és így egymással nem összehasonlítható tartalommal tettek ajánlatot. A nem egyértelműen meghatározott műszaki tartalomra megtett vállalás az ajánlattevők árképzését is befolyásolta, ami végső soron kihathatott a verseny végeredményére.
Az ajánlatkérő közbeszerzési igénye kellően gondos, részletes megfogalmazásának hiánya a közbeszerzési eljárás nem megfelelő alapossággal történő előkészítésére vezethető vissza, mert amennyiben a fentebb meghatározott egyes fogalmak és feladatok részletesen, közérthetően kerültek volna megfogalmazásra a műszaki leírásban, úgy azon az ajánlattevők ugyanazt érthették volna és így ugyanakkora eséllyel tehettek volna ajánlatot, és nem nekik kellett volna pontos tartalommal kitölteni az ajánlatkérő közbeszerzési igényét.
A kezdeményező által a hivatalbóli kezdeményezésben kifogásoltak a közbeszerzési dokumentumokban meghatározottak szerint nem adnak megfelelő feltételrendszert, amelyből következik, hogy az ajánlatkérő rendelkezései nem a Kbt.-ben meghatározottaknak megfelelően kerültek előírásra. Az érvényes ajánlattételt biztosító megfelelő feltételek nélkül a közbeszerzés nem megvalósítható, nem ellenőrizhető, és végső soron annak teljesítése nem is számonkérhető.
A Kbt. felhatalmazása alapján az ajánlatkérő joga és kötelezettsége a közbeszerzés tárgyának meghatározása a közbeszerzési igénye alapján. A közbeszerzés tárgyát az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás megindításakor közzétett hirdetményben határozza meg, amelyet a közbeszerzési dokumentumokban rögzített műszaki leírásban kellő részletezettséggel kell ismertetnie ahhoz, hogy az ajánlattevők az ajánlatkérő közbeszerzési igényét kielégítően tegyenek ajánlatot, továbbá az ajánlatok egymással is összehasonlíthatóak legyenek és az ajánlatkérő által előre meghatározott értékelési szempontrendszer és alkalmassági követelmények alapján elbírálhatóak legyenek az ajánlattételi határidőre beérkezett ajánlatok.
A Döntőbizottság álláspontja szerint a jelen esetben a műszaki leírás nem megfelelő alapossággal került előkészítésre, annak alapján nem volt lehetséges a műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdaságilag reális ajánlattétel valamennyi potenciális ajánlattevő számára, melynek alapján az egyenlő esélyű ajánlattétel nem volt biztosított.
A fentiekre tekintettel a Döntőbizottság megállapította, hogy az ajánlatkérő megsértette a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontjára figyelemmel a Kbt. 28. § (1) bekezdését és a Kbt. 50. § (4) bekezdését.
A Döntőbizottságnak ezt követően abban a kérdésben kellett állást foglalnia, hogy az ajánlatkérő az általa teljesített kiegészítő tájékoztatásokat úgy adta-e meg az 1. és 2. részek tekintetében, hogy azzal megsértette-e a Kbt. 56. § (5) bekezdésében foglaltakat.
A Döntőbizottság rámutatott, hogy a kiegészítő tájékoztatás megadásakor a közbeszerzési törvény alapelvi rendelkezésére figyelemmel biztosítani kell a gazdasági szereplők esélyegyenlőségét. Az esélyegyenlőség biztosítása azt jelenti, hogy az ajánlatkérőnek a kiegészítő tájékoztatást oly módon kell megadnia, hogy az mindenben segítse a megfelelő ajánlattételt, e körben pedig nem elegendő a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott előírások megismétlése, hanem azok értelmezését kell megadni a feltett kérdések keretein belül, amely az ajánlattevői oldalon fennálló esetleges ellentmondásokat feloldja.
A kiegészítő tájékoztatás célja az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban szereplő feltételek értelmezése annak érdekében, hogy az ajánlattevők képesek legyenek megfelelni, ajánlatot benyújtani a felhívás és a dokumentáció módosítása nélkül.
Az alábbiakban részletezett, a kezdeményező által hivatkozott ajánlattevői kérdéseket és az ajánlatkérő által azokra adott válaszokat vizsgálta a Döntőbizottság olyan módon, hogy azok megfeleltek-e a Kbt. 56. § (1) – (5) bekezdés előírásainak.
A közbeszerzési eljárás 1. része tekintetében az alábbi releváns kérdések érkeztek az ajánlattevőktől.
A./ Az „M1-M4” rendezvények „catering”-vel kapcsolatban érkezett ajánlattevői kérdés: „A catering biztosítása során a napi egyszeri főétkezést hány fő részére kell biztosítani?”
Az ajánlatkérő válasza: „hangsúlyozzuk a szerződésben is rögzített egyeztetési kötelezettséget, amely során Ajánlattevői kompetencia a felmerülő programokhoz is kapcsolódóan a létszám szerinti főétkezés biztosítása.”
B./ Az „M1-M4” rendezvények „főzőcsapatok részvételével” kapcsolatban érkezett ajánlattevői kérdés: „Hány darab, hány fős főzőcsapat részvételével szükséges kalkulálnunk?”
Az ajánlatkérő válasza: „A rendezvények kapcsán hangsúlyozzuk a szerződésben is rögzített egyeztetési kötelezettséget. Pontos szám a főzőcsapatok tekintetében nem határozható meg, minden esetben a rendezvények nagyságrendjéből, illetve a lakosságszámból kell kiindulni a kalkuláció során.”
C./ Az „M2-M4” rendezvények „sztárfellépők”-kel kapcsolatban érkezett ajánlattevői kérdés: „Pontosítsa a sztárfellépők számát.”
Az ajánlatkérő válasza: Hangsúlyozzuk a szerződésben is rögzített egyeztetési kötelezettséget. Legalább 1 fő sztárfellépő biztosítását kérjük.
D./ Az „M1-M7” rendezvényekkel kapcsolatban érkezett ajánlattevői kérdés: Az előkészítő feladatok elvégzése kinek a feladata?
Az ajánlatkérő válasza: „alapvetően a rendező önkormányzat végzi saját, helyi szokásai szerint, kivéve ahol a dokumentáció eltérően rendelkezik”.
139. A közbeszerzési eljárás 2. része tekintetében az alábbi releváns kérdések érkeztek az ajánlattevőktől.
A./ A „H1-H4” rendezvények „catering”-vel kapcsolatban érkezett ajánlattevői kérdés: „A catering biztosítása során a napi egyszeri főétkezést hány fő részére kell biztosítani?”
Az ajánlatkérő válasza: „hangsúlyozzuk a szerződésben is rögzített egyeztetési kötelezettséget amely során ajánlattevői kompetencia a felmerülő programokhoz is kapcsolódóan a létszám szerinti főétkezés biztosítása.”
B./ A „H1-H4” rendezvények „főzőcsapatok részvételével” kapcsolatban érkezett ajánlattevői kérdés: „Hány darab, hány fős főzőcsapat részvételével szükséges kalkulálnunk?”
Az ajánlatkérő válasza: „A rendezvények kapcsán hangsúlyozzuk a szerződésben is rögzített egyeztetési kötelezettséget. Pontos szám a főzőcsapatok tekintetében nem határozható meg, minden esetben a rendezvények nagyságrendjéből, illetve a lakosságszámból kell kiindulni a kalkuláció során.”
C./ A „H1-H4” rendezvények „előkészítő feladatok” kapcsán érkezett ajánlattevői kérdés: Az előkészítő feladatok elvégzése kinek a feladata?
Az ajánlatkérő válasza: „alapvetően a rendező önkormányzat végzi saját, helyi szokásai szerint, kivéve ahol a dokumentáció eltérően rendelkezik”.
A Döntőbizottság által vizsgált közbeszerzési eljárás 1. része tekintetében feltett A-D pontban leírt ajánlattevői kérdésekre adott ajánlatkérői válaszok, valamint a 2. rész tekintetében feltett A-C pontban leírt ajánlattevői kérdésekre adott ajánlatkérői válaszok formálisan tettek eleget a Kbt. 56. §-ában előírt válaszadási kötelezettségnek. Az ajánlatkérő válaszai azonban nem voltak konkrétak, nem tisztázták a feltett kérdéseket, továbbá a megadott válaszok nem voltak egyértelműek, azok nem segítették az ajánlattevőket ajánlatuk megadása során. Ezáltal a kiegészítő tájékoztatás nem biztosította az ajánlattevők számára a megfelelő ajánlat tételének lehetőségét.
A kiegészítő tájékoztatás rendeltetése, hogy az ajánlattevők számára egyértelművé tegye a közbeszerzési eljárás előírásait, az ajánlatkérő közbeszerzési igényét, valamennyi ajánlattevő számára egyforma eséllyel segítse elő az érvényes ajánlat megtételét. Az ajánlatkérő abban az esetben tesz eleget a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményének a Kbt. 56. § alatt szabályozott jogintézmény alkalmazása során, amennyiben nemcsak elnevezésében, hanem tartalmában is kiegészítő tájékoztatást ad az ajánlattevők kérdéseire. A kiegészítő tájékoztatás a megfelelő ajánlattételt elősegítő ajánlatkérői dokumentum, így annak valamennyi rendelkezését figyelembe kell venni az érvényes ajánlat megtételéhez.
A Döntőbizottság e körben nem fogadta el az ajánlatkérő azon védekezését, hogy a benyújtott kiegészítő tájékoztatás-kérésekre adott válaszok biztosították a megfelelő ajánlattételt, és a dokumentációban található nem egyértelmű kijelentések, pontatlanságok tisztázásra kerültek, valamint azt sem, hogy azért voltak megfelelőek a kiegészítő tájékoztatáskérésekre adott ajánlatkérői válaszok, mert az adott kérdést feltevő ajánlattevő később ajánlatot nyújtott be az ajánlattételi határidőre. A Döntőbizottság a fentiekben megállapította, hogy az ajánlatkérő a Kbt. 28. § (1) bekezdés és a Kbt. 50. § (4) bekezdés rendelkezéseinek megsértésével határozta meg a közbeszerzési műszaki leírást. A kiegészítő tájékoztatás körültekintő megadásának kiemelt jelentősége van olyan esetben, amikor a felhívás és a dokumentáció rendelkezései nem kellően pontosan, szabatosan kerültek meghatározásra. Az ajánlatkérő kiegészítő tájékoztatásában adott válaszainak tartalmát ennek figyelembevételével kellett vizsgálni. Az ajánlatkérő érdemi válaszadási kötelezettségét nem menti ki az a körülmény, hogy az ajánlattevők ajánlata a közbeszerzési eljárás során nem lesz érvénytelen a feltett kérdéssel kapcsolatban.
A fentiekre tekintettel a Döntőbizottság megállapította, hogy az ajánlatkérő megsértette a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontjára figyelemmel a Kbt. 56. § (5) bekezdését.
A Döntőbizottság a hatáskörében eljárva összeségében a fentiek alapján megállapította, hogy az ajánlatkérő megsértette a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontjára figyelemmel a Kbt. 28. § (1) bekezdését és a Kbt. 50. § (4) bekezdését, valamint a Kbt. 56. § (5) bekezdését, és erre tekintettel megállapította a jogsértések megtörténtét, valamint bírságot szabott ki az ajánlatkérővel szemben.
A határozat ellen keresetet nem nyújtottak be.